Срок отчёта по командировочным расходам

Фотография автора
Нет времени читать?


Сотрудник, отправляясь в запланированную служебную командировку, нередко использует собственные денежные средства на аренду жилья и проезд к месту назначения. Предварительно оговаривается сумма, которую может потратить работник. Авансовый отчёт подается в бухгалтерию по возвращении из поездки. Если в силу особых обстоятельств сумма компенсации изменилась, бухгалтер сделает перерасчёт. Важно лишь соблюсти срок отчёта за командировку. Сколько дней даётся на то, чтобы отчитаться по командировочным расходам, расскажем далее.


Что такое авансовый отчёт?


Прежде, чем говорить о сроках отчётности, разберёмся, какой документ необходимо подать в бухгалтерию для компенсации потраченных в командировке денежных средств. Авансовый отчёт – это первичная отчётная документация, которая включает в себя:

  • Зафиксированные операции для внесения в бухгалтерские регистры;
  • Отчёт по выданной денежной сумме в качестве аванса;
  • Фактические расходы работника и полученную ранее сумму на текущие расходы в поездке.


Срок для сдачи авансового отчёта – 3 рабочих дня по возвращении работника из командировки.


Для баланса денежных средств и компенсации расходов необходимо отчитаться перед бухгалтерией согласно следующим документам:

  • Чеки за проживание в отеле, гостиничном номере;
  • Билеты на поезд (с учётом оплаты постельных принадлежностей), самолёт, междугородний автобус;
  • Расчёт суточных;
  • Дополнительные расходы: оплата сотовой связи, интернета, бензина (если сотрудник отправляется в командировку на личном автомобиле).


Рекомендуется отчитываться по всем командировочным расходам в указанный трёхдневный срок по прибытии на основное место работы. Перенести авансовый отчёт возможно в случае болезни, отпуска, совпавшего с окончанием командировки, или в связи с начавшейся новой рабочей поездкой.


Как заполнить и подготовить отчётный документ?


Информация за подотчётный период прописывается на утвержденном бланке организации или на обычном листе формата А4: срок три дня с момента возвращения из командировки. На бумаге указываются персональные данные работника, ФИО руководителя, его должность и наименование компании, дата подачи документа и отчёты по расходу денежных средств в течение всего срока служебной поездки в качестве приложения.

В документе сотрудник отчитывается по всем пунктам расходов с перечислением прилагаемых справок.


Как заполняется и оформляется отчёт за командировку:

  • Командированный сотрудник заполняет бланк отчёта за подотчётный период: номерует и прилагает оправдательные документы (справки, квитанции, документы на проезд, накладные);
  • Отчитывается по служебному заданию для начисления суточных: указывается год, день начала и окончания рабочей поездки;
  • Для удобства проверки и обработки в указанный срок, справки и чеки наклеиваются на лист бумаги формата А4;
  • Проверенные бухгалтером документы по отчёту передаются в кассу для компенсации расходов работнику компании.


Рекомендуется отчитываться за командировку в указанный трёхдневный срок. В противном случае работодатель в праве вычесть аванс из зарплаты сотрудника с учётом налоговой ставки.


Отчёт перед начальством


Какие ошибки встречаются в авансовых отчётах?


Прежде, чем отчитаться за командировку, внимательно изучите документы до истечения срока подачи отчёта.


  • Отсутствует документ у принятой к учёту суммы;
  • Нет посадочного талона на авиарейс во время командировки;
  • Отсутствуют суммы НДС для котировочной записи;
  • На оформленном документе нет подписи подотчётного сотрудника;
  • В строки отчётности по рублевым расходам внесена информация о валютных авансах;
  • Отчитаться для возвращения суточных и других затрат в поездке невозможно в виду превышения суммы расходов, не имеющих экономического оправдания.


В трёхдневный срок нужно привести все справки в порядок и уже после отчитываться в бухгалтерии. Надписи должны хорошо читаться, цифры и коды легко распознаваться. Реквизиты компании и подписи – один из основных аргументов, позволяющий отчитаться за рабочую поездку должным образом в обозначенный регламентом срок.

Если все документы в полном порядке, сотрудник получит полную компенсацию за понесённые расходы в служебной поездке.


* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Также Вам будет интересно:

Командировка за счёт принимающей стороны
Перечисление командировочных на личную карту сотрудника
Порядок оплаты командировочных расходов
Положение об оплате командировочных расходов
Расходы по найму и оплате жилья в командировке
Приказ о возмещении командировочных расходов
Можно ли возместить командировочные расходы после командировки?
Заявление на командировочные расходы
Выдача аванса на командировочные расходы
Бухгалтерский учёт командировочных расходов
Когда выплачиваются командировочные?
Компенсация транспортных расходов в командировке
Суточные в командировке: нормы 2022 года
Оплата труда в командировках
Переводить ли чеки на русский язык после заграничной командировки?
Журнал учёта командированных сотрудников: форма и правила
Командировочные расходы без головной боли
Отчётные документы для сотрудника, подтверждающие командировку
Как написать отчёт о командировке?
Отчётные документы за проживание в гостинице