Приказ о возмещении командировочных расходов
Содержание:
Порядок документирования командирования сотрудников – очень важный момент при направлении в служебные поездки работников предприятия. Оформление имеет значение не только для кадрового отдела, но и для бухгалтерии. При наличии ошибок могут возникнуть вопросы у проверяющих инстанций и повлечь штрафные санкции на организацию.
Командировка – это служебная поездка для проведения трудовых обязанностей вне места основной деятельности сотрудника. Порядок командировки должен быть документально оформлен.
К примеру, если головной офис организации находится в городе Москва, то служебная поездка в Московскую область с ночёвкой является командировкой и оформляется по установленному порядку.
Чем регламентируется?
Служебная поездка и её документальное оформление прописаны в гл. 24 Трудового Кодекса РФ, а также Положении о направлении в служебные поездки № 749. Помимо этого, основные моменты должны быть отражены в локальных актах самой организации. Это обязательно, если работа на предприятии предполагает наличие командировок.
Основания для командировки
Оформление служебной поездки начинается с основного документа – приказа руководителя. Он готовится с учетом служебной записки или распоряжения работодателя. В нём прописываются основания и сроки командирования, цели и задачи, которые ставятся перед сотрудником. С приказом знакомятся под роспись.
Служебное удостоверение, записка с 2015 года не являются обязательными для составления. Но многие организации продолжают их оформлять. В служебном задании можно более подробно прописать обязанности командируемого.
По возвращении из поездки работник должен оформить авансовый отчёт с документальным подтверждением затрат и предоставить его не позднее 3-х рабочих дней. Далее он сдаётся на проверку в бухгалтерию и направляется на подпись руководителю для дальнейшей компенсации.
Авансовый отчёт оформляется по форме № АО-1. Также для этих целей организация может закрепить в локальном документе свой образец документа. Именно после его оформления и приказа о возмещении расходов будут выплачены работнику средства.
Гарантии при командировании
В ст. 168 Трудового Кодекса РФ на работодателя возложены определённые обязанности при командировании сотрудника. Направляясь в служебную командировку, работник может рассчитывать на следующее:
- Суточные – денежные средства сотруднику для покрытия его расходов в поездке. Выплачиваются по оформленному приказу о командировании работника в служебную поездку. Размер определяется за каждый день командировки;
- Оплата затрат на проживание, проезд до места назначения и обратно. Возмещаются затраты на питание в некоторых случаях. Это не исключает выплату суточных;
- Оплачивается средний заработок за каждый день;
- Иные расходы, оговоренные с руководителем или прописанные во внутренних документах, которые будут оплачены работнику;
Суточные оформляются из расчета 700 рублей в сутки при командировании по территории России. При поездке за рубеж сумма составляет 2500 руб.
Командировка не допустима без оформления и перечисления аванса. Если сотруднику, направленному в командировку, его не выдать, он по закону может отказаться от поездки. При этом к нему не могут быть применены штрафные санкции.
Что указывается в приказе?
Приказ о возмещении командировочных расходов – официальный документ, подписанный руководителем. Именно на его основании сотруднику компенсируются все расходы, которые были в командировке и потрачены собственные средства сверх выданного аванса.
В приказе о возмещении командировочных расходов должно быть оформлено с учётом наличия в локальном акте следующих данных:
- Полное наименование организации;
- Дата составления, порядковый номер;
- Основная часть текста;
- Данные сотрудника, которому производится возмещение средств;
- Его должность и структурное подразделение;
- Финансовое документальное подтверждение расходов как основания для выплаты;
- Подписи сторон – руководителя, лица, отвечающего за выполнение распоряжения и командированного сотрудника.
Установленной формы бланка нет, он должен соответствовать всем нормам документирования. Если это необходимо, в локальных актах может быть оформлен образец данного документа. Номер приказа после составления и подписания фиксируется в документальном журнале учёта приказов.
Во внутренних актах прописываются правила направления сотрудников в служебные командировки и процедуры отчёта по затратам. В нём могут быть конкретно определены все расходы, компенсация которых положена работнику. Могут быть указаны и максимальные размеры возмещения.
Необязательно размер компенсируемых расходов должен быть одинаков для всех. Для руководящего состава он, как правило, выше.
При оформлении документации указывается максимальная сумма, которая была потрачена командированным работником на служебные нужды компании. Для составления приказа работник должен в течение двух недель после возвращения подать заявление.
Срок хранения документов
При служебной командировке протяжённостью до 10 дней за рубеж или по России приказы в архиве предприятия хранятся 5 лет. Если срок от 10-60 дней, то период хранения документов может составлять 50 или 75 лет.
Таким образом, сотрудник в командировке должен разумно подходить к своим тратам. Далеко не все расходы можно будет в дальнейшем обосновать и получить за них компенсацию.
Аэротур.Business — онлайн-сервис для быстрого оформления travel-услуг
Без дополнительных платежей, полный цикл подготовки к поездке, авиабилеты, удобное управление аккаунтом, отчётные документы. Оцените простоту и удобство работы сервиса, запросив тестовый доступ. Ждём писем на адрес b2bzakaz@aerotur.aero
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.