Командировочные расходы без головной боли
Содержание:
Когда мы едем в командировку, наши расходы можно разделить на две части: на те, что связаны с работой, и на личные траты. Например, обед с партнёром по бизнесу — это рабочий расход, а вечерний поход по магазинам — уже личный. И вот здесь возникает вопрос: почему нам важно разделять расходы?
Ответ следующий: когда всё чётко и по делу, у бухгалтерии не возникнет лишних вопросов по чекам.
Основные рабочие расходы в командировке
- Транспорт. На первом месте, конечно, траты на дорогу. Авиа- и ж\д-билеты, аренда машины или такси;
- Проживание. Отель, гостиница, аренда квартиры — всё это входит в рабочие расходы;
- Питание. Рабочие ужины, обеды или просто кофе в перерыве между встречами. Всё это тоже относится к деловым расходам;
- Коммуникации. В эпоху цифровых технологий не обойтись без интернета. Иногда приходится платить за Wi-Fi в гостинице или покупать местную SIM-карту;
- Другие деловые траты. Например: печать документов, оплата конференц-залов или организация деловых мероприятий.
Все эти расходы важно учитывать и сохранять все чеки и квитанции. Так можно без проблем оформить отчёт по возвращении из командировки.
Какие личные расходы можно случайно отнести к рабочим
- Сувениры и личные покупки. Если покупаешь что-то для себя или в качестве подарка для родных, это является личным расходом. Компания, как правило, такие траты не компенсирует;
- Развлечения и отдых. Посещение музеев, кинотеатров, развлекательных мероприятий — всё это относится к личным расходам;
- Личные коммуникации. Если звонишь друзьям или семье, а не делаешь рабочий звонок, это также считается личным расходом.
Советы по разделению личных и рабочих трат
Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, лучше всего иметь две разные карты: одну для рабочих расходов и другую для личных. Также стоит вести записи о своих тратах, чтобы не запутаться.
Правильное документирование расходов
Чтобы не возникло вопросов при сдаче отчёта, следует придерживаться следующих рекомендаций:
- Хранение чеков. Всегда сохраняйте чеки после покупок или оплаты услуг. Они могут понадобиться для подтверждения расходов.
- Использование корпоративных и личных карт. Как уже говорилось выше, лучше разделить траты, используя разные карты.
- Электронные инструменты учета. Существуют мобильные приложения и программы, которые помогут вести учет своих расходов в командировке.
Чёткий учёт расходов — это не только возможность вернуть потраченные в командировке деньги. Это также помогает экономить своё время и избежать стресса при подведении итогов.
Аэротур.Business — онлайн-сервис для быстрого оформления travel-услуг
Без дополнительных платежей, полный цикл подготовки к поездке, авиабилеты, удобное управление аккаунтом, отчётные документы. Оцените простоту и удобство работы сервиса, запросив тестовый доступ. Ждём писем на адрес b2bzakaz@aerotur.aero
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.