Отчётные документы за проживание в гостинице

Фотография автора
Нет времени читать?

Одной из статей расходов компании является организация командировок сотрудников. В неё входит оплата суточных, дорожных билетов. Питание — на усмотрение работодателя, проживание — за счёт предприятия в пределах установленного лимита. Он может отличаться для руководящего состава и линейного персонала. Потому отчётные документы за проживание в гостинице являются обязательными для предоставления в бухгалтерию в целях их учёта и дальнейшего возмещения затрат. Отсутствие приведёт к невозможности подтвердить расходы и неоплату командировочных, в частности бронирования номера в отеле.

Какие документы из гостиницы нужны для авансового отчёта

Каким образом командировать сотрудников, прописано в Постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Согласно положению, по прибытии на место работы командировочный предоставляет авансовый отчёт с приложением документов, которые служат подтверждением расходов на проживание в гостинице или ином помещении, предназначенном для размещения людей. Варианты отчётных документов:

  • Договор с гостиницей на оказание услуги по проживанию и кассовый чек. Содержание документа установлено Постановлением Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. № 1853. В частности, в нём приводится информация об исполнителе услуг, гостинице, номере, времени заселения, заказчике (ФИО командировочного, реквизиты паспорта). Также отражаются даты проживания, стоимость
  • Договор найма, если командировочный выбирает не гостиницу, а частную квартиру. В документе отображаются сведения о периоде проживания, стоимости услуги. Факт оплаты могут подтвердить расписка или банковский перевод в случае, если реквизиты счёта получателя имеются в двустороннем договоре.

Утрата документов, неофициальное оформление в гостинице или в съёмном жилье приведут к невозможности подтвердить проживание в том или ином месте во время нахождения в командировке. Потому важны не только отчётные документы для командировочных, но и их корректное заполнение.

Оплата проживания

Принято командировать работника с выдачей аванса, который он направит на оплату гостиничных услуг. Это могут быть наличные денежные средства или перевод на карту. На основании документов из гостиницы для командировочных готовится авансовый отчёт.

При найме апартаментов у частного лица в числе отчётных документов нужно предоставлять расписку, выписку из банковской карты.

Подтверждение проживания в гостинице при бронировании через онлайн-сервисы

При планировании поездки удобно пользоваться онлайн сервисами по бронированию гостиниц. И в данном случае стоит иметь ввиду, что не каждый документ будет подтверждать командировочные расходы. Потому нужно внимательно читать правила и условия, которые размещаются на сайте сервиса или в его приложении. Так, подтверждение брони не является должным отчётным документом. Оно всего лишь подразумевает предварительный заказ места или номера для командировочного. Ничто не мешает человеку отменить его, получить деньги обратно и не сообщить об этом работодателю.

Потому заполненный бланк «Подтверждение бронирования» не относится к отчётным, не принимается бухгалтерией.

Сервисом онлайн-бронирования, предоставляющим по итогам командировки сотрудника должные отчётные документы, является «АэроТур». Преимущества работы в данной системе:

  • Формирование кабинета клиента с возможностью подключения нескольких сотрудников и разграничением их прав. Руководитель организации, уполномоченное им лицо всегда будут иметь доступ к информации о командировках сотрудников
  • Комплектность документов. Отчётные документы формируются в Личном кабинете. Их можно скачать онлайн и предоставить в бухгалтерию или получить через «Почту России» или курьерскую доставку
  • Выбор гостиниц по всей России. Вы сможете забронировать номер в отеле онлайн, на удобную для Вас дату. Если возникнет необходимость, всегда можно скорректировать заявку: внести изменения в категорию номера, поменять даты или отменить бронь. Средства возвращаются полностью
  • Формирование различных видов отчётности. Создана возможность иметь под рукой инструменты для анализа. Выбор по сотрудникам, периодам, иным параметрам позволит точнее запланировать будущие расходы, подвести итоги командировок

Руководитель организации может установить лимит, сверх которого сотрудник не сможет потратить на проживание. И ему придётся искать варианты, подходящие под выделенный бюджет. Также разграничен функционал подтверждения бронирования. Например, специалист может выбрать и оплатить номер в Личном кабинете за счёт средств, которые имеются на счёте компании в сервисе, или дождаться одобрения сделки руководителем или менеджером. Последнему передаёт полномочия директор предприятия.

Нет необходимости выдавать на руки специалисту деньги на командировку: бронирование, выбор билетов на самолёт, поезд, иной вид транспорта также производятся через Личный кабинет в сервисе.

Все документы, которые формируются в сервисе «АэроТур», соответствуют требованиям бухгалтерской документации, являются юридически значимыми. Таким образом, использование системы онлайн бронирования позволит сократить временные издержки на выбор места проживания командировочного, упростить процесс организации поездки.