Выдача аванса на командировочные расходы
Содержание:
Командировкой считается служебная поездка, направленная на решение рабочих задач компании в другом населённом пункте или за границей. Предварительно составляется приказ с указанием пункта назначения, периода пребывания и цели командировки. Также оформляется сопутствующий документ, в котором указаны все задачи служебного задания: порядок взаимодействия с заказчиками, деловыми партнёрами, клиентами.
Процедура оформления завершается выплатой аванса на командировочные расходы – издержки в служебной поездке. Как регулируется оформление и начисление аванса, рассмотрим далее.
Какие издержки входят в категорию командировочных расходов
Аванс на командировку предполагает выплату денежных средств по следующим расходам:
- Аренда жилья;
- Транспортные расходы;
- Оплата парковки;
- Компенсация суммы за топливо, если сотрудник едет на личном автомобиле, и прочие издержки.
Сотрудники бухгалтерии рассчитывают сумму аванса на командировочные расходы в индивидуальном порядке.
Какие факторы учитываются:
- Транспорт: работодатель компенсирует только стоимость билетов на авиарейсы и железнодорожный транспорт. При начислении аванса за основу берётся средняя цена билета на самолёт или поезд. Проезд на городском транспорте входит в сумму суточных;
- Аренда жилья: с 2012 года сотрудники не ограничены в выборе. Вопрос обсуждается с руководителем: составляется внутренний документ, согласно которому работник выбирает номер в гостинице или отеле любой категории. Все расходы буду компенсированы как командировочные расходы;
- Дополнительные расходы: это использование денежных средств на представительские траты. Например, аренда зала для конференции, деловой обед. Выдача аванса на командировочные расходы включает сумму и на указанные издержки.
Определить точную сумму до начала поездки в командировку практически невозможно. Окончательный расчёт делается по возвращении работника.
Когда выдаётся денежный аванс?
Авансовые выплаты выдаются командированному сотруднику до начала поездки. Помимо расходов на проезде, выплачиваются суточные. Согласно законодательству, выдаётся сумма в размере 700 рублей на одни сутки. По факту, можно установить практически любой размер суточных, но не менее указанной суммы. Для этого издаётся приказ директора, в котором указана денежная сумма на работников всех категорий – от руководителя до сотрудника офиса.
Если выданной суммы аванса оказалось не достаточно, бухгалтерия выплачивает остаток по командировочным расходам. Предварительно работник составляет авансовый отчёт с приложением кассовых чеков и иных документов, подтверждающих назначение платежей. Все они должны быть обоснованными. Авансовый отчёт утверждает и подписывает директор компании.
Бывают случаи, когда руководитель не ограничивает командированного сотрудника в расходах. Но и здесь важно соблюдать меру: поездка на премиальном такси вряд ли включат в счёт компенсации.
В каком формате выдаётся аванс на командировку?
Здесь имеются в виду выдача наличных денежных средств из кассы либо перевод на банковскую карту работника.
В первом случае нужную сумму выдаёт получателю кассир с пометкой о её назначении. Далее оформляется расходно-кассовый ордер с приложенным заявлением работника, с просьбой о выплате денежных средств. Такой порядок вступил в действие с начала 2012 года.
Во втором случае деньги перечисляются на карту сотрудника организации. В графе «Назначение платежа» прописывается, что обозначенная сумма выдана на командировочные расходы или в качестве суточных.
Часто возникает вопрос: за сколько дней выдаётся аванс на командировку, и сколько денег имеет право потратить человек в служебной поездке за один день. В данном вопросе всё субъективно. Сумма ежедневных расходов зависит от ценообразования в пункте назначения, стоимости аренды жилья. Эти вопросы обсуждаются с руководителем, который часто идёт навстречу и увеличивает размер суточных.
По срокам выдачи аванса: о своевременной выдаче денег человеку, направляющемуся в командировку, должны позаботиться бухгалтер или директор компании. По факту, необходимо убедиться в наличии денег в кассе. Если планируется перечисление на карту, стоит учесть сроки поступления средств в конкретном банке. В этом случае аванс будет выплачен вовремя.
Следуем букве закона
В некоторых организациях нередко отправляют сотрудников в командировку без выплаты аванса. Составляется внутренний документ, но работник берет все расходы на себя. По возвращении представляет отчётные документы, и бухгалтерия компенсирует понесённые расходы. Необходимо приложить все чеки о понесённых издержках.
Такие действия являются прямым нарушением трудового законодательства. Аванс является страховкой сотрудника. По месту прибытия не должно возникнуть никаких финансовых затруднений на предмет заселения в гостиницу. Нарушение закона грозит работодателю штрафом на сумму в размере 50 тысяч рублей. Лучше заранее побеспокоиться об этом и вовремя оформить платежные документы.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.