Расходы по найму и оплате жилья в командировке

Поездка в командировку связана с выполнением служебных обязанностей в другом городе. Оплата жилья в командировке возлагается на работодателя. Статьи выплат в качестве возмещения закреплены в гл. 24 ТК РФ, а также Положении о служебных командировках № 749.

Помимо обязательных к возврату расходов по найму жилья в командировке, во внутреннем локальном документе учреждения прописываются иные затраты, которые могут быть возмещены работнику.

Работодатель оплачивает командировку как на территории России, так и за границей. Если сотрудник в пути вынужден остановиться по причине задержки рейса, форс-мажора, то расходы возлагаются на командирующего.

Размер суточных может быть прописан во внутренних правилах, но не менее суммы 700 руб. в день при поездке по России и 2500 рублей – за границей.

Варианты проживания

Находясь в командировке, работник может проживать в отеле, гостинице или арендовать иное жилье. Основным условием является наличие подтверждающих это документов.

При найме частных апартаментов обязательно заключается договор аренды между сторонами. В нём необходимо прописать все изъяны, которые выявляются при осмотре жилой квартиры. Это обязательно, чтобы при выезде не возникло сложностей.

В большинстве случаев бронирование жилья возложено на ответственного сотрудника предприятия. Командируемому предварительно сообщается, где ему предстоит жить. В этом случае квартирный вопрос решается заранее.

Если работники направляются в служебные поездки регулярно, то для таких целей может быть предусмотрено собственное служебное жильё фирмы. Оплата квартирных в командировке значительно ниже при наличии собственного жилья.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчёт. Для этого ему даётся не более 3 дней. К отчёту прилагаются все чеки, квитанции, подтверждающие затраты для дальнейшей оплаты. После проверки расходы компенсируются работнику.

Бронирование гостиниц

Для проживания в гостинице заключается договор аренды (найма) на номер. В нем должна содержаться вся информация согласно пункту 20 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденным постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 года № 1085. Если чеки и квитанции строгой отчетности вдруг будут утеряны, всегда можно запросить их дубликат для выплаты работодателем.

Работнику оплачивается стоимость дополнительных услуг, приобретаемых в гостинице. Например, услуги конференц-связи. Они включаются в счет для дальнейшей оплаты. Исключением являются расходы в баре, ресторане или дополнительные оздоровительные услуги. Такие затраты работник оплачивает самостоятельно.

Гарантии работнику

Таким образом, оплата квартирных в командировке, как и иных закреплённых расходов в служебной поездке, компенсируются организацией. Арендовать жильё можно перед командировкой через сторонние организации, интернет-агрегаторы или непосредственно на месте. Самое основное – сохранять все финансовые документы, чеки, чтобы была произведена компенсация. Если квитанции будут утеряны, но выплата будет согласно среднерыночной стоимости за аренду в данном регионе.

И важный нюанс: если на предприятии предусмотрено составление командировочного удостоверения, то по прибытии и отъезде в нём проставляется отметка.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.