Порядок оплаты командировочных расходов
Для выполнения служебных обязанностей работник может отправляться в поездку вне основного места службы. Порядок направления в такой путь регламентируется трудовым законодательством, Положением о служебных командировках № 749, внутренними актами учреждения.
В Трудовом Кодексе РФ в статьях 167 и 168 закреплены все выплаты и порядок оплаты расходов по командировкам. В локальных документах предприятия возможно отразить дополнительный список командировочных расходов, которые будут возмещены.
Закреплённые выплаты
Гарантированными оплатами перед командированием являются суточные. Они выдаются на каждый день служебной поездки на расходы сотрудника. Их размер может быть закрёплен самим предприятием. При командировании по РФ – из расчёта не меньше 700 рублей в сутки, заграницу – сумма не может составлять менее 2500 руб. в день. Суточные выдаются работнику после издания и подписания сторонами приказа о командировке.
После согласования сотрудник должен написать заявление о выплате средств на командировочные расходы, включая суточные. Если поездка предстоит за рубеж, то суточные выплачиваются на командировочные расходы не менее 50% от установленной нормы.
Есть и другие обязательные для возмещения расходы:
- Работодатель оплачивает проезд до места назначения в обе стороны, проживание в гостинице или ином месте, согласованном с организацией. Как правило, ещё до поездки ответственные сотрудники фирмы бронируют отель и его оплачивают. Это относится и к транспорту для проезда. В крупных городах, таких как Москва, распространено обращаться в профильные фирмы, которые полностью берут организацию рабочей поездки на себя;
- Каждый день в командировке оплачивается заработная плата. Она рассчитывается исходя из средне начисленной зарплаты сотрудника за отработанное время года, предшествующего за командировкой.
Если командировка захватывает выходные дни, то оплата работнику за них также выдаётся. Средний заработок и суточные выплачиваются вместе с заработной платой.
Бывают иные командировочные затраты, если они предусмотрены для возмещения и заранее обговорены с руководством учреждения.
Срок выдачи командировочных
Основным вопросом всегда является вопрос о том, как выдаются командировочные? Чётких сроков в законодательных актах нет. Главным моментом считается то, что сумма на командировочные расходы должна быть получена именно до поездки в виде аванса. Если выдачи не будет до начала командировки, то сотрудник вправе никуда не ехать. При этом невозможно к нему применить штрафные санкции.
Для защиты своих прав специалист может обратиться в трудовую инспекцию или суд, если работодатель не выполняет свои обязательства.
За несвоевременную выдачу командировочных расходов ответственному сотруднику и предприятию грозят штрафные санкции.
Отчёт по командировочным расходам
Так как же оплатить командировочные расходы? После приезда работник в течение 3 дней составляет авансовый отчёт. К нему обязательно прикладываются все командировочные чеки, подтверждающие расходы. Бухгалтерия проверяет данные и отдает на подтверждение руководителю. Далее происходит полная оплата сотруднику понесённых расходов.
Чтобы финансовый отдел должным образом оплатил и оформил все командировочные расходы и произвел их учёт, сотрудник предоставляет все финансовые чеки. Не возникнет трудностей по их компенсации, когда заранее уточнен порядок их оформления.
Налоговое законодательство не закрепляет обязательный перечень документов для подтверждения командировочных расходов. Предоставленные работником документы должны быть составлены корректно и полностью обосновывать траты.
Как выдаются командировочные? Порядок выдачи командировочных расходов не закреплён. Как правило, перечисляются деньги безналичным способом на банковскую карту или непосредственно выдаются на руки в кассе. Работник при получении ставит подпись.
Если после поездки будет излишек средств, то они возвращаются в бухгалтерию.
Многие учреждения разрешают в качестве транспорта для командировки использовать сотруднику свой личный. В таком случае для покрытия командировочных расходов на проезд к авансовому отчёту нужно приложить чеки оплаты ГСМ.
Если при заполнении отчёта о поездке работник не может приложить чек в качестве подтверждения командировочных расходов, то составляется служебная записка на возмещение средств.
В случае, когда поездка работника была за пределы РФ, работодатель также должен оплатить командировочные расходы по оформлению визы и иные обязательные траты. При подготовке документов самим работником к отчёту прилагаются чеки, подтверждающие траты.
Порядок предоставления информации после поездки предполагает составление отчёта с приложением всех финансовых документов. Чтобы не возникало проволочек по возмещению, работнику требуется проявлять внимательность и обязательно сохранять все чеки.
Аэротур.Business — онлайн-сервис для быстрого оформления travel-услуг
Без дополнительных платежей, полный цикл подготовки к поездке, авиабилеты, удобное управление аккаунтом, отчётные документы. Оцените простоту и удобство работы сервиса, запросив тестовый доступ. Ждём писем на адрес b2bzakaz@aerotur.aero
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.