Как написать отчёт о командировке?

По итогам служебной поездки работник предоставляет компании два вида отчёта о командировке: о выполнении задания работодателя и израсходовании авансовых средств. Оформление каждого из документов имеет свои особенности. Рассмотрим их подробнее.

Отчёт о выполнении служебного задания

При командировании сотрудника многие работодатели практикуют выдачу служебного задания. Это не обязательная процедура: Трудовым кодексом РФ, Положением о служебных командировках нет требований к таким документам. Их необходимость может быть обусловлена только локальными актами, например, порядком направления в командировку работников ООО «Альянс». Такое положение прописано в ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Указанным же документом определяется форма отчёта по командировке, а также порядок составления.

Если локальный акт об отчётности по итогам служебной поездки имеется и с ним работник ознакомлен, то он обязан придерживаться установленного в нём порядка. Об этом говорит ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ.

Чтобы не придумывать заново, как писать отчёт о командировке, рекомендуется придерживаться унифицированной формы № Т-10 и Т-10а. Они утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Работодатель также вправе разработать образец документа самостоятельно. В отчёте командировочный кратко отражает ход и достижение цели служебного задания. Например, если работник принял участие в форуме, то можно кратко написать, что «был участником мероприятия с 1 по 2 апреля 2022 года, прослушал спикера Иванова и Петрова». При необходимости можно приложить сертификат участника (если он выдавался).

В какой срок предоставлять отчётность, не установлено законодательно. Тем не менее скорейшее написание информации об итогах позволит произвести расчёты по итогам командирования. Для пресечения затягивания по срокам рекомендуется предусмотреть в локальном нормативном акте, в течение какого количества календарных дней необходимо заполнение бланка и представление в кадровую службу.

Авансовый отчёт

На какую сумму оформлять аванс, зависит от сметы. Её составляет специалист бухгалтерии. Пример сметы законодательно не установлен. Как её написать, в каждой компании решают самостоятельно. Чтобы было обеспечено должное финансирование, командируемый также сам может рассчитать предстоящие расходы, выбрав гостиницу, билеты на самолёт или поезд и отразив суммы на них в письменном заявлении на имя руководителя организации. В его письме также указывается срок, на который выдаются денежные средства, дата (день, месяц, год).

При выдаче денег учитывают продолжительность командировки (указывается в приказе о служебной поездке), стоимость проезда туда и обратно, размер суточных. Смету подписывают главбух, директор компании. Затем командируемый получает деньги наличными или на зарплатную карту.

По прибытии из командировки работник предоставляет руководителю организации авансовый отчёт. Обычно устанавливается трехдневный срок для предоставления документа: такая норма вытекает из абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Срок прописывается в локальном положении о командировании сотрудников.

На основании отчёта работодатель производит сверку и окончательно рассчитывается со специалистом.

Неизрасходованный остаток должен быть возвращен работодателю в течение трёх дней после возвращения из служебной поездки. В противном случае эта сумма будет удержана из зарплаты работника. Такое право предоставлено работодателю нормами абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ.

Формы авансового отчёта

Государственные и муниципальные служащие отчитываются по унифицированным формам 0504505 и 0504520. Первый вариант применяется, если отчёт сдается письменно, второй – при оформлении электронного документа. Данные формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Все расходы подтверждаются документально. К авансовому отчёту прикладываются транспортные билеты, чеки из гостиниц и пр. Проездные документы могут быть оформлены в электронном виде – нужно будет распечатать их. Так, приобретение билета на поезд докажет контрольный купон электронного документа. Авиаперелёт подтверждается маршрутной квитанцией.

Таким образом, отчёт о командировке является документом, который подтверждает выполнение служебного задания командируемым и доказывает произведенные им расходы, их целевое назначение.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.