Бухгалтерский учёт командировочных расходов
Содержание:
Рабочая командировка – поездка работника для решения служебных вопросов в другой населённый пункт. Основные положения закреплены в Трудовом Кодексе РФ, Правилах о командировках № 749.
Оформление служебной поездки
В командировку делегируются только штатные сотрудники. При отправке работника в поездку работодатель должен закрепить за ним средний заработок, рабочее место, компенсировать все связанные с рабочими обязанностями затраты, понесённые специалистом.
Оформление командировки происходит посредством следующих документов:
- Служебная записка;
- Приказ о направлении сотрудника в рабочую поездку с указанием ФИО, срока и цели поездки;
- Решение директора, способ поездки сотрудника – на личном, служебном авто, авиа- или посредством железнодорожного сообщения.
Оформлением финансовой документации, учётом командировочных расходов, выдачей средств под отчёт занимается бухгалтерия. Для правильной подготовки бухгалтерского учёта командировок у бухгалтера должны быть надлежащим образом заполнены финансовые документы.
Командировочные расходы в бухгалтерском учёте входят в состав расходов на прибыль и по УСН. Для бухучёта командировочных расходов используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
Унифицированная форма авансового отчёта – по форме АО-1 и прилагаемым к нему документам о расходах. Она является основой для указания этих средств в бухгалтерском учёте командировочных расходов.
Что подлежит возмещению
Командировочные траты уменьшают налог на прибыль. Все расходы отражаются в бухгалтерском учёте. НК не даёт детальной расшифровки, что считается командировочными расходами для целей налогового учёта.
Работнику возмещаются следующие расходы:
- Стоимость проездных билетов до места назначения в обе стороны;
- Оплата расходов на проживание. Если у организации и работника заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на период командировки, оплата не предусмотрена;
- Ежедневные суточные. Они не связаны с суммами на проезд и проживание. Эти средства нужны для выполнения поставленных целей и питания. Они рассчитываются календарно без учёта рабочих и выходных. Отчитываться командировочный за них не обязан;
- Прочие расходы, санкционированные работодателем: деловой ужин, представительские расходы и т.д., ведётся их бухгалтерский учёт.
На все виды расходов командированному работнику выдаётся аванс.
Размер суточных
Сумма суточных расходов не определена законом. Организация определяет их размер самостоятельно. Это закрепляется во внутреннем локальном акте. Утверждён лимит сумм, сверх которых необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать налог с командированного. Для командировок по РФ сумма составляет 700 рублей в сутки, при заграничных поездках – 2500 рублей.
Если командировка рассчитана на день, то суточные не выдаются.
Работнику выдаётся аванс наличными или перечисляется на банковский счёт.
Расходы в заграничных командировках
Рабочая поездка за рубеж и по РФ оформляются одинаково. Но есть ряд особенностей бухгалтерского учёта командировочных расходов:
- Расходы на оформление визы, паспорта, консульские и иные сборы (подпункт 14 статья 264 Налоговый Кодекс РФ);
- Суточные в размере 2500 рублей не облагаются НДФЛ;
- Время в поездке определяется проездными билетами. Если их нет – документами принимающей стороны (п. 7 Положения о командировках № 749);
- Документы обязательно переводятся на русский (п. 9 Положения по бухгалтерскому учёту, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 года № 34н);
- Если командированный покупает иностранную валюту, он должен приложить справки из банков о её покупке;
- Суммы, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, который действовал на день выдачи;
- Если суточные выданы в рублях, а расходы были в валюте, то они пересчитываются в рубли по курсу, действующему на день покупки валюты;
- Остаток аванса, перечисленный в рублях, пересчитывается в рубли на дату возврата в кассу.
Расходы на проезд
Проезд до места командирования и обратно подтверждается билетами (ст. 264 НК РФ). Предусмотрена компенсация ГСМ, иных расходов, если сотрудник использует личный транспорт. Все должно быть подтверждено документально и по окончании поездки приложено к авансовому отчёту. Всё это отражается в бухгалтерском отчёте командировочных расходов.
Если командированный сотрудник самостоятельно приобретает билеты, то в бухгалтерском учёте это отражается как расходы на основании авансового отчёта. При регулярной покупке билетов самой организацией порядок меняется. При покупке они сразу отражаются в бухгалтерском учёте организации.
При покупке через посредника сумма в бухгалтерском учёте отмечается сразу при покупке.
Проверка авансового отчёта
По итогам отчёта командированный работник определяет:
- Окончательную сумму расходов;
- Размер суточных;
- Проводит сверку полученной суммы с авансом.
Бухгалтер после предоставления командированным работником авансового отчёта проводит его корректировку. Финансовые документы, приложенные к нему, должны соответствовать заявленным тратам. На подготовку отчёта и его сдачу отводится 3 рабочих дня. После этого они проводятся в бухгалтерском учёте организации.
Авансовый отчёт сохраняется не меньше 5 лет.
При утере проездных документов бухгалтерия имеет права отказать командированному работнику в компенсации его стоимости. Бухгалтерия может отклонить ряд документов в отчёте, если они будут расценены в бухучёте как необоснованные затраты. Чтобы этого не произошло, необходимо заранее уточнить, какие документы можно предоставлять к отчёту, а какие нет.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.