Отчётные документы для сотрудника, подтверждающие командировку
Содержание:
Рабочая поездка сотрудника с целью выполнения служебных обязанностей является командировкой. Она проходит с отрывом от основного места работы в другом населённом пункте. В Трудовом Кодексе РФ закреплён список лиц, направляемых в командировку только с их письменного согласия. Однодневная поездка не подлежит компенсации.
На срок командировки за сотрудником сохраняются рабочее место и должность, средний заработок за каждый день. Производится оплата расходов на период командирования. Порядок и размер компенсации регламентирован нормами ст. 168 ТК РФ.
Оформление
Положение об особенностях направления работников в служебные поездки от 13.08.2008 № 749 – важный документ для работодателей. Оформление командировки начинается с приказа руководителя организации. Он составляется по форме Т-9, если командируется один человек. Для группы лиц предусмотрена форма Т-9а.
На основании приказа руководителя работнику выдаётся аванс. Он включает суточные за все дни командировки и запас денежных средств для непредвиденных расходов.
Обязательными командировочными документами для оформления с 2015 года являются только приказ и авансовый отчёт.
Удостоверение оформляется по желанию. Даты командировки отслеживаются по билетам.
Служебное задание также не обязательно с 2015 года. Однако многие работодатели всё равно его составляют для удобства. С его помощью ставится цель перед сотрудником, прописываются его обязанности и контролируется ход выполнения работы в командировке.
Что подлежит оплате
Работнику оплачиваются следующие расходы:
- Проезд до места командирования в обе стороны;
- Проживание;
- Суточные за каждый день командировки;
- Непредвиденные траты, возникающие в поездке и согласованные с работодателем.
По возвращении из поездки работник составляет авансовый отчёт с приложением к нему всех финансовых документов, подтверждающих расходы.
Расходы на проживание
Если работник проживал в гостинице, то в качестве отчётной документации прикладываются чеки и договор об оказании гостиничных услуг. В нём прописываются даты прибытия и убытия, все предоставленные услуги.
Если работник забыл или не успел взять из гостиницы или отеля документ, подтверждающий проживание, работодатель может направить запрос на получение дубликата или справки.
При аренде частного жилья, помимо расписки о получении наличных денежных средств, владельцем необходимо приложить договор аренды и документ, подтверждающий право собственности на сдаваемое жилое помещение.
Расходы на транспорт
В зависимости от вида транспорта различаются документы, прилагаемые к авансовому отчёту. К возмещению принимаются только оригиналы. Выделяют:
- Авиамаршрут – квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении таможни;
- Железнодорожный транспорт – билеты, посадочный купон, дополнительные расходы;
- Другие виды транспорта – билеты, транспортные карты, чеки;
- Если в поездке командировочный работник передвигался на такси, то необходимы кассовый чек или квитанция в форме БСО;
- Аренда автомобиля – договор аренды, чеки с АЗС;
- Личное авто – служебная записка, путевой лист, чеки, квитанции или выписки с банковской карты.
В билетах обязательно указываются ФИО сотрудника, дата поездки, дополнительные расходы (постель, страховка).
Если приобретается электронный билет на железнодорожный транспорт, то командировочный специалист предъявляет контрольный купон. Если аналогичный билет на самолёт – маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон.
Все эти документы будут прикладываться к авансовому отчёту как подтверждение финансовых трат.
Суточные
Суточные выдаются работнику из расчёта за каждый день командировки. Если поездка по России, то выдаётся сумма не менее 700 рублей за каждый день. 2500 рублей будет выдано, если поездка планируется за границу. Отчитываться за суточные не требуется.
При командировке за границу работодатель возмещает работнику госпошлину за оформление заграничного паспорта. Все остальные документы идентичны командировкам по России.
Отчёт о выполнении служебного задания
Этот документ не является обязательным и не закреплен в Трудовом Кодексе РФ. Но для работодателя он служит подтверждением выполнения работником поставленных перед ним целей. Он составляется по возвращении в свободной форме или в установленной локальными документами внутри предприятия.
Авансовый отчёт
Работник составляет отчётность и сдает её в финансовый отдел не позднее трёх рабочих дней после возвращения. Образец авансового отчёта – форма № АО-1. Он предоставляется в единственном экземпляре, должным образом оформленным.
Перед тем как его принять, бухгалтер тщательно всё проверяет, сверяет суммы, потраченные за отчётный период. Если суммы превышают выданные ранее, то разница будет выплачена в ближайшее время.
Если в командировке сотрудник заболел, то работодатель оплачивает жилье, суточные, больничные.
Прежде чем отправиться в поездку, работнику необходимо уточнить, какие именно документы он должен будет предоставить по её окончании. Это поможет ускорить процесс составления отчёта и выплат.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.