Компенсация транспортных расходов в командировке

Когда сотрудник отправляется в командировку, работодатель обязан оплатить все его траты на проезд. Это положение определяет Трудовой кодекс. Существует и другая нормативная документация для решения вопроса о возмещении финансовых трат в корпоративной поездке – Положение о служебных командировках. В 11 разделе этого нормативного акта указано, что компания обязана оплачивать и другие траты, если они происходят по разрешению руководства. Существует целый ряд расходов, которые вызывают сомнения у сотрудников и бухгалтеров. Давайте разбираться, какие именно траты должен возместить работодатель.

Поездка до ж/д вокзала или аэропорта

Оплата проезда до места командировки – это забота руководства. Но не все понимают, где именно находится точка отсчёта: уже в аэропорту или на вокзале? Или же за дорогу к ним тоже можно ждать компенсации.

Разобраться помогает Положение и служебных командировках. В 12 разделе указано, что компания также должна оплатить проезд до аэропорта, пристани или железнодорожного вокзала. Но только в том случае, если транспортные станции должны расположены за пределами населённого пункта. Компенсацию можно получить за проезд на любых видах транспорта: автобус, метро или аэроэкспресс.

А как быть с такси и каршерингом (арендованный автомобиль)? Если руководство решит, что траты на эти виды транспорта экономически обусловлены, сотрудник может рассчитывать на компенсацию. Но для этого обязательно нужно получить у водителя чек ККТ или же квитанцию со всеми необходимыми реквизитами на оплату пользования легковым такси.

Если водитель не может выдать чек, попросите отправить его на электронную почту. Электронный документ также подтвердит факт проезда. Его необходимо распечатать и сдать бухгалтеру вместе с остальными документами.

Поездки по городу

В большинстве случаев от гостиницы, в которой проживает сотрудник, до места корпоративных встреч нужно добираться транспортом. Не все работодатели соглашаются возмещать эти траты. Давайте разбираться, стоит ли требовать компенсации расходов?

Согласно действующему Трудовому кодексу, компания не обязана оплачивать проезд по городу, в котором проходит командировка. Но работодатели могут прописать этот нюанс во внутренней документации – в регламенте о командировках.

Вид транспорта, проезд на котором подлежит компенсации, также указывается в документе. В городе с хорошо развитой сетью общественного транспорта рядовым сотрудникам придётся ездить именно на нём. При этом все расходы нужно подтвердить соответствующими проездными документами.

Если же с транспортом имеются какие-либо проблемы или рядом с местом командировки нет остановки, вопрос с проездом решается индивидуально.

Топ-менеджеры и сотрудники, которые занимают высокое должностное положение, могут пользоваться такси. Однако этот пункт также должен быть прописан в локальной документации. Каким бы высоким ни был пост командируемого, он не должен забывать о проездных документах – чеках или квитанциях установленного образца.

Чтобы избежать путаницы и недопонимания, вопросы о проезде по городу нужно решать с руководством заранее.

Постельное белье, горячие напитки и питание

Оплата постелей, полотенец и других принадлежностей входит в перечень услуг, траты на которые подлежат возмещению. А вот питание в ж/д транспорте к этой категории не относится. Дело в том, что питание в командировке относится к другой графе расходов. Оплачивать еду сотруднику предстоит из «суточных». Если вы пообедали в вагоне-ресторане, сохранять чек для бухгалтерии не имеет смысла.

Выбор места на борту авиалайнера

Перелёт сразу становится лучше, если ваше место находится возле иллюминатора. Но за выбор определенного места в самолёте авиаперевозчики берут дополнительную плату. Многие сотрудники отказывают себе в этом удовольствии, так как не хотят доплачивать из собственного кармана. Оправдана ли такая экономия?

Согласно Налоговому кодексу, финансовые расходы в командировке включают отплату перелёта в обе стороны, аэродромный сбор и другие платежи, в том числе и смену пассажирского места на борту.

Хотите лететь рядом с иллюминатором? Пожалуйста, компания оплатит эти траты. Главное – не забудьте распечатать квитанцию за оплату выбора места вместе с авансовой отчётностью.

Расходы на топливо и платную автостоянку

По законодательству, сотрудника не должны ограничивать в выборе транспорта, на котором он добирается до места командировки. Это значит, что вместо поезда или автобуса, можно выбрать личный, либо же корпоративный автомобиль. В этой ситуации вместо проезда на общественном транспорте компания будет оплачивать финансовые расходы на топливо. Чтобы получить компенсацию, нужно предоставить в бухгалтерию все чеки с заправок.

Сотрудникам, которые едут на авто, также положено возмещение расходов на техническое обслуживание. Если вы посещаете автосервис во время командировки, чек также необходимо предоставить бухгалтеру.

Компенсация стоимости платной автостоянки – более спорный вопрос. В соответствии с Налоговым кодексом платная стоянка может расцениваться как расход на содержание служебного транспортного средства. Если для поездки вы используете личное авто, а не корпоративное, нужно придерживаться определенных правил. Со всеми положениями об использовании личного транспорта вместо корпоративного можно ознакомиться в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Соблюдение правил и предписаний поможет избежать ненужных споров с представителями налоговой службы.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.