Как не голодать в командировке и не поссориться с бухгалтерией?
Собираетесь в командировку? Помимо мыслей о работе, всегда возникает бытовой вопрос: а что с обедом? Кто и как заплатит за ваш ужин в чужом городе?
Главный принцип здесь прост: все расходы, которые вы несёте в поездке по поручению компании, должны вам возместить. Это гарантирует Трудовой кодекс.
Правда, понятия «расходы на питание» в законе нет. Вместо него используют привычное всем слово «суточные».
Суточные — это ваша главная копилка
Их размер компания устанавливает сама, прописывая его во внутреннем документе. Например, в «Положении о командировках».
Логика проста: сумма должна быть разумной и покрывать ваши основные потребности в еде в том регионе, куда вы едете. Эти деньги вы получаете за каждый день командировки, включая выходные и дорогу.
Но жизнь бывает разной. Иногда суточных может не хватить на ужин с клиентом, а иногда компания сама хочет оплатить вам обед. Закон предусматривает и такие варианты.
Допустим, вы поужинали с партнёром и обсудили важный проект. Сохраните чек. Вы можете попросить компенсировать этот расход отдельно, сверх суточных.
Но здесь важно правило: такие траты должны быть производственной необходимостью и согласованы с работодателем.
Бухгалтерия примет к учёту только экономически обоснованные расходы, подтверждённые документами.
И да, с такой компенсации могут удержать НДФЛ и взносы, так как она считается вашим дополнительным доходом.
Вариант второй — питание за счёт компании
Работодатель может сразу оплатить ваше питание: купить талоны в столовую, организовать корпоративные обеды или оплатить счёт из ресторана.
Это удобно, но тоже требует согласования и правильного оформления закрывающих документов.
Что изменилось в 2025 году?
С 1 сентября вступили в силу новые правила. Не паникуйте, глобально всё осталось по-прежнему.
Два ключевых изменения уточняют детали:
- Теперь чётко прописано, что работодатель обязан возместить не только стандартные траты на проезд и жилье, но и любые другие расходы, которые вы понесли с его ведома. Закрыли важную сделку за бизнес-ланчем? Договорились с начальством — и смело несёте чек в бухгалтерию.
- Появилось понятие «проездные документы». Если вы едете в командировку на личной или служебной машине, для подтверждения расходов на бензин и т. д. подойдёт не только путевой лист, но и обычные кассовые чеки. Работодателю теперь проще понять, какие именно бумаги у вас требовать.
Ещё подробнее рассказали про изменения в статье по ссылке.
Главное — договориться «на берегу»
Чтобы не было неприятных сюрпризов, всегда уточняйте в компании:
- Какой размер суточных установлен для вашей поездки?
- Можно ли компенсировать расходы на питание сверх суточных и при каких условиях?
- Какие чеки и документы нужно собрать для подтверждения своих трат?
Все эти правила должны быть чётко прописаны в вашем внутреннем «Положении о командировках».
Если такой документ есть, и вы с ним ознакомлены, проблем с возмещением возникнуть не должно.
Организация командировок — дело хлопотное.
Современные сервисы, например «АэроТур.Business», помогают автоматизировать этот процесс: быстро подобрать билеты и отели, согласовать все расходы и собрать в одном месте все необходимые документы.
Это экономит время, нервы и деньги компании, позволяя сотрудникам сосредоточиться на главном — своей работе, а не на поиске чеков за обед.
«АэроТур.Business» — онлайн-сервис для быстрого оформления travel-услуг
Направляйте запрос о сотрудничестве на почту b2bzakaz@aerotur.aero или обращайтесь по телефону +7 (812) 604-00-10. Мы обязательно поможем сделать командировки ваших сотрудников ещё эффективнее!