Как правильно оформить командировку для сотрудника компании

Фотография автора
Нет времени читать?

Командировка сотрудника – это рабочая поездка по служебным делам работодателя, в рамках которой работник обязан выполнить служебное задание работодателя. Она проходит вне рабочего места сотрудника в другом населённом пункте. Несмотря на кажущуюся простоту оформления документов, как правильно отправить сотрудника в командировку, чтобы со стороны налоговых органов не было вопросов?

Основные положения о том, как оформить командировку сотруднику, регламентируются Трудовым Кодексом РФ, а также Положением о служебных командировках № 749.

По ст. 167 ТК РФ на период командирования специалиста в служебную поездку за ним сохраняется его основное место работы и средний заработок. При нахождении в командировке работника нельзя уволить. Ст. 168 ТК РФ обязывает организацию оплатить расходы специалиста на проживание, проезд и оплату прочих трат, совершенных во время служебной командировки.

Не все сотрудники предприятия могут или обязаны отправляться в рабочие поездки по делам предприятия. Ст. 259 ТК РФ регламентирует список сотрудников, кого можно направлять только с их согласия.

Регламентированный список сотрудников

Основание для командировки

Отправка сотрудника в командировку оформляется письмом для его направления или служебной запиской. В ней прописываются: данные сотрудника, цели командировки, сроки и предполагаемые затраты.

Оформление приказа

Вторым этапом оформления командировки является приказ. Он является обязательным документом и издаётся на основании распоряжения руководителя об отправлении работника в поездку. Его можно оформить в свободной форме либо по установленному образцу. В зависимости от количества сотрудников, командированных организацией, выбирается соответствующая форма бланка: Т9 или Т9а.

В приказе обязательно прописывается:

  • ФИО и должность командированного сотрудника;
  • Место назначения;
  • День убытия в командировку и окончания поездки;
  • Срок поездки. Если командировка продлевается, то издаётся приказ в произвольной форме об изменении срока. Его можно выслать на электронную почту сотрудника для ознакомления;
  • Цель данной командировки;
  • По желанию указывается документ – служебная записка, послужившая основанием для служебной поездки.

Приказ подписывается директором и об ознакомлении – работником.

При необходимости отмены командировки, когда она уже запланирована и издан приказ, директор или работник кадровой службы составляет документ в свободной форме об отмене поездки.

Составление документа об отмене поездки

Служебное задание

С 2015 года служебное задание, отчёт о командировке и командировочное удостоверение не обязательны. Некоторые организации всё же продолжают придерживаться этого порядка. Также работодатель не обязан вести журнал учёта работников, отправленных в командировки.

Служебное задание – внутренний документ, в котором прописываются цели и задачи, которые ставятся перед сотрудником в поездке. В служебном задании есть следующие сведения:

  • Название документа, дата, номер, наименование фирмы;
  • Данные сотрудника, наименование структурного подразделения;
  • Основание для убытия в командировку;
  • Задание на служебную поездку;
  • Отчёт о проделанной работе;
  • Подписи сторон.

Если предстоит долгосрочное командирование и перед работником стоят важные задачи, то составляется служебное задание по каждой из них. Необходимо развернуто описать все цели, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений, а руководителю было легко контролировать их исполнение.

Данный документ является внутренним и его применение отражается только во внутрикорпоративном документообороте.

Служебное задание оформляется начальником структурного подразделения работника или самим руководителем организации. Достаточно часто его готовят кадровые сотрудники.

Количество экземпляров для подписи прописывается во внутренних актах. Задание выдаётся каждому сотруднику, даже если предстоит отправка группой. Когда в командировку отправляется руководитель, то он сам себе оформляет служебное задание и подписывает его.

После возвращения заполняется отчёт о проделанной работе.

Выплаты работнику в командировке

Командированные сотрудники имеют право на следующие выплаты:

  • Средний размер заработной платы за каждый день командировки, включая время в пути;
  • Компенсация сумм за билеты, расходов на оплату жилья;
  • Выплата денежных средств посуточно за каждый день нахождения в рабочей поездке. Выплачивается перед отправкой;
  • Компенсация иных расходов по служебной необходимости, санкционированных руководителем.

Подсчёт трат в командировке

Все чеки на расходы необходимо сохранять. Сотрудник в обязательном порядке должен заполнить авансовый отчёт и передать в финансовый отдел документы о тратах по приезду.

Если предполагается отправка сотрудника на личном автомобиле, организация должна компенсировать работнику расходы на ГСМ, амортизацию машины и иные траты, связанные с поездкой. Помимо этого, необходимо до отправления чётко определить размер суммы, которая будет подлежать возмещению. При возникновении форс-мажорных ситуаций в период командировки работодатель также возмещает внеплановый ремонт транспортного средства. Данные моменты оформляются в соглашении, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий и вопросов.

Для этого работник должен предоставить ПТС на автомобиль. Также требуется направить в организацию соглашение об использовании личного автомобиля в качестве средства передвижения в поездке или договор аренды.