Оформление командировки
Действующее законодательство определяет командировку как поездку сотрудника по деловому поручению компании. В ходе деловой поездки работник должен реализовать поставленную перед ним служебную задачу.
Проходят командировки в отдалении от обычного рабочего места. Обратите внимание, работа курьеров или проводников ж/д транспорта командировкой не является.
Правовые нюансы организации и проведения командировки прописаны в Трудовом кодексе. Так, работодатель не имеет права уволить сотрудника, пока он находится в деловой поезде. На период деловой поездки за работником сохраняют заработную плату. Работодатель также должен компенсировать финансовые расходы на проезд, проживание и питание в корпоративной поездке.
Поэтапное оформление командировки
Регулирует деловую поездку не только Трудовой кодекс, но и локальные документы компании.
Нормативные акты прописывают все ключевые аспекты командировки:
- С какими служебными целями можно отправлять сотрудников в деловую поездку;
- Кто из работников может быть командирован;
- Какой объём суточных предусмотрен для поездок по России и в другие страны;
- Какие именно траты в командировке будет покрывать компания.
Перед тем, как отправляться в деловую поездку, обязательно ознакомьтесь с правовыми актами. Так вы узнаете, какие траты компенсирует компания. Проезд по городу на общественном транспорте и такси, трансфер, финансовые траты на деловой ужин – все эти нюансы должны быть прописаны в локальной документации.
У каждой компании разные особенности организации корпоративных поездок, но есть свод правил, которых придерживаются все работодатели.
1. Выбор работника для командировки
Согласно действующему законодательству далеко не всех сотрудников можно отправлять в командировки. К примеру, беременные женщины на любом сроке беременности не могут быть командированы. Люди с инвалидностью могут ездить в командировки, но только в том случае, если компания сможет обеспечить необходимые условия для комфортной и безопасной поездки.
Кого в деловую поездку отправить не получится:
| Категория работников | Возможные исключения | Статья Трудового кодекса РФ |
| Беременные женщины | Не бывает | 259 |
| Дети до 18 лет | Можно в том случае, если сотрудник является спортсменом | 268 |
| Работники с ученическим договором | Можно лишь в том случае, если деловая поездка будет связана с учебой | 203 |
| Работники с инвалидностью | Допускается, если корпоративная поездка не будет препятствовать индивидуальной реабилитационной программе сотрудника | Статья 23 № 181‑ФЗ |
Кроме приведенных выше категорий есть ряд ограничений для командирования таких работников:
- Женщины с детьми возрастом до 3-х лет;
- Родители или опекуны, единолично воспитывающие ребенка до 5-и лет;
- Родители детей с инвалидностью;
- Работники, ухаживающие за членами своей семьи по состоянию здоровья.
Если руководство планирует отправить в деловую поездку работника, который находится в отпуске, сделать это можно только при его добровольном согласии в письменном виде.
Во всех остальных ситуациях работник, который отказывается ехать в командировку, может получить дисциплинарное наказание. Руководство также имеет право уволить этого сотрудника.
2. Согласование деловой поездки
По закону для согласования поездки необходимо составить специальную служебную записку, в которой будет указана цель и сроки командировки, имя и должность сотрудника. Составлением этого документа обычно занимается руководитель командируемого.
Многие компании упрощают этот сложный процесс согласования и проводят его в автоматизированном режиме. Работник просто создает заявку в рабочей корпоративной системе, а оформлением необходимых документов занимаются сотрудники соответствующих отделов.
3. Заявление на получение аванса
После согласования сотруднику необходимо составить заявление на аванс. Эта денежная сумма необходима для покупки билета, бронирование гостиницы для проживания. Также в аванс включены суточные на ежедневные траты.
4. Подписание приказа о деловой поездке
Когда все нюансы будут согласованы, руководство выпускает приказ о командировке. Его обязательно должен подписать командируемый сотрудник. В 2021 году приказ можно составлять в свободной форме. Также можно воспользоваться установленными формами Т-9 и Т-9А.
В приказе обязательно должна быть такая информация:
- ФИО командируемого работника;
- Сроки поездки в календарных днях;
- Цели командировки;
- Сторона, финансирующая поездку.
В приказе часто есть дополнительные строчки для комментариев. Тут обычно указывают размер суточных и другую важную информацию.
5. Приобретение билетов и бронирование гостиницы
Компании используют разные схемы бронирования билетов и места жилья. Это могут делать сами командированные сотрудники либо же организаторы.
Оплачиваются услуги также по-разному. Это может перевод с банковской карты сотрудника, который предварительно получил аванс от компании, или корпоративный счёт. Если компания пользуется сервисами по организации деловых поездок, оплачивать бронь можно с депозитного счёта.
6. Правила начисления суточных
За несколько дней до корпоративной поездки компания обязана выплатить сотруднику суточные. Эти деньги нужны для ежедневных трат в командировке, включая питание.
Распоряжаться суточными работник может по своему усмотрению. По закону сотрудник не обязан отчитываться, как именно он истратил выделенные деньги и в каких заведениях питался.
Объём суточных каждая компания определяет индивидуально. Сумма выплаты обязательно должна быть указана в локальной документации компании. Искать этот пункт нужно в локальной документации.
Определить размер суточных помогает Налоговый кодекс. Если размер суточных не превышает 700 рублей для поездок по России и 2500 для командировок за границу, налоги с них не взимаются. Чаще всего именно эти суммы компании устанавливают как максимальный объём суточных.
Конечно, есть компании, которые выплачивают и большие суммы. Если же место командировки расположено недалеко от жилья сотрудника, и он может ежедневно возвращаться домой, на выплату суточных можно не рассчитывать.
7. Командировка
В корпоративную поездку можно отправляться после того, как все перечисленные пункты будут соблюдены: есть приказ о командировке, забронированы билеты и жильё, получены суточные.
День поездки в разных компаниях будет проходить по-разному. Одни работодатели разрешают сотрудникам вовсе не появляться на работе, даже если поезд или самолёт отправляется вечером. Другие же наоборот, требуют, чтобы работник обязательно пришёл в офис, хоть и всего на пару часов.
Во время командировки у работника помимо служебной есть ещё одна задача: собирать и хранить все чеки, проездные документы.
8. Отчёт о финансовых тратах в деловой поездке
По возвращению из командировки работнику нужно отчитаться от своих тратах. Именно с этой целью нужно во время деловой поездки собирать абсолютно все отчётные документы о своих расходах.
Чтобы отчитаться о тратах, необходимо:
- Представить в бухгалтерию всю отчётную документацию. Чтобы точно узнать, какие чеки собирать в поездке, перед командировкой обязательно нужно ознакомиться с локальной документацией компании. Тут будут указаны категории расходов, подлежащие возмещению;
- Если какой-либо чек или билет был утерян, придётся писать объяснительную записку. Получить компенсацию можно будет только таким способом;
- Заполнить авансовый отчёт. В отчётности нужно указать, сколько всего денег работник получил, сколько израсходовал, есть ли какой-либо остаток.
После анализа всех документов бухгалтер произведет перерасчёт. Если работник получил больше денег, чем потратил, остаток придется вернуть работодателю. Если же выделенных средств не хватило, сотрудник может получить компенсацию. Но рассчитывать на неё можно только в том случае, если траты соответствуют положению о командировках.
Основные типы отчётных документов
В бухгалтерию нужно предоставить три типа отчётной документации:
1. Документы на жилье
Чтобы подтвердить свое проживание в гостинице или отеле, работник должен предоставить распечатанную бронь и чек о проведении оплаты, либо же счёт-фактуру. Эти документы обязательны – без них компенсацию за проживание получить не выйдет.
Если сотрудник не планирует жить в гостинице и арендует квартиру у частного лица, подтверждающим документом может послужить договор аренды. Чтобы не возникло проблем с компенсацией, обязательно нужно уточнить у бухгалтера, примет ли он такой договор. Владельцу квартиры также нужно заранее сообщить о необходимости официального договора. Как показывает практика, проще получить компенсацию за проживание в гостинице или отеле.
2. Проездные документы с транспорта
Если в командировку вы отправляетесь на автобусе, самолёте или поезде, нужно сохранить электронный чек и билет. Эти документы подтверждают факт проезда. Сотрудникам, которые летят на самолёте, также нужно будет предоставить посадочный талон.
Если компания оплачивает проезд по городу, нужно сохранять все билеты с общественного транспорта и чеки с такси.
3. Прочие расходы
В локальном положении о командировках указано, какие еще категории расходов будет возмещать компания. Многие работодатели компенсируют траты на деловые ужины. Для этого работнику нужно будет предоставить чек из ресторана.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.