Как оформить командировку за границу?
Содержание:
Командировка сотрудника за границу обладает своими особенностями. Чем процедура оформления отличается от подготовки документов для служебной поездки по России? Какие нормы необходимо соблюдать для оформления отчётных справок в налоговую инспекцию?
Правильно ответив на поставленные вопросы, командированный работник и руководитель организации не будут иметь проблем с законом как на территории РФ, так и в зарубежных государствах, прибывая по месту назначения. И всё же как оформить командировку за границу?
Важно соблюсти все нюансы для того, чтобы работник мог приступить к должностным обязанностям за рубежом. Как подготовиться к поездке с учётом условий принимающей стороны, расскажем далее.
Следуем букве закона
Прежде чем приступить к оформлению командировки за границу, выясним, кому можно пересекать границу РФ по служебным делам. В эту группу входят российские граждане, не имеющие серьёзных проблем со здоровьем и законом, достигшие совершеннолетия.
Кого не рекомендуется направлять в рабочие поездки за границу:
- Беременных женщин;
- Сотрудников с группой инвалидности, не допускающей долгосрочные поездки;
- Работников моложе 18 лет;
- Тех, кто отправлен в ученический отпуск.
Исключение составляют отдельные граждане, направленные в командировку, и подтверждающие готовность к поездке письменным согласием. В эту группу лиц входят:
- Мамы с маленькими детьми в возрасте до 3-х лет;
- Одинокие отцы и матери, имеющие детей до 5 лет;
- Родители с детьми с ограниченными возможностями до 18 лет;
- Опекуны, имеющие недееспособных близких родственников.
Командировки за границу, включая рабочие задачи и длительность поездки, определены в статье 166 ТК РФ, регулируются нормативами НК РФ, Федеральным законом «О валютном регулировании» от 10.12.2013 г. Также порядок оформления опирается на постановление правительства (№ 173 от 13.10.2008 г.). После подписания приказа работодателем бухгалтер готовит документы на работника, направляющегося в заграничную служебную командировку.
Оформление командировки
Обратите внимание, от чего зависит объём сопроводительных документов: понадобится работнику виза для загранкомандировки или в стране действует безвизовый режим. Во всех государствах визовые требования разные. Подробная информация размещена на Консульском портале МИД России. Сведения лучше перепроверить на сайте посольства государства или сайте-сервисе: в поисковую строку вводятся страна и запрос на визовый режим.
Что ещё важно учитывать:
- Стоимость визы, возможность оформления допуска в страну в родном городе;
- Список документов для поездки за границу, в конкретную страну;
- Срок действия заграничного паспорта;
- Наличие страхового полиса (туристической страховки) для получения медпомощи за рубежом:
- В отдельных странах требуются обязательные прививки: информация о вакцинации отражена в прививочном сертификате.
Расходы на оплату обязательных документов берёт на себя командированный сотрудник, после чего бухгалтерия компенсирует ему все издержки. Направление в командировку за границу должно устанавливаться трудовым договором, иначе работник вправе отказаться от служебной поездки.
Затем сотруднику выдают командировочное удостоверение, рассчитывают затраты с учётом аванса и курса валют. Лучше заранее обсудить с принимающей стороной важные нюансы, такие как проживание за счёт иностранной компании, платные обеды или льготный проездной. Номер в гостинице также бронируется заранее.
Параллельно рассчитываются командировочные траты и суточные для выдачи аванса. Также сотрудники бухгалтерии определяют зарплату за период пребывания за границей. Оформляется документ на внесение НДФЛ и других взносов. По возвращении из загранкомандировки работник дополняет авансовый отчёт чеками, билетами и другими первичными документами. Срок подачи отчёта составляет 3 дня.
После 2017 года были сняты ограничения на продолжительность командировки. Важно, чтобы длительность поездки была экономически обоснованной, и можно было покрыть расходы.
Какие понесённые расходы компенсирует командированному сотруднику работодатель
Подробная информация отражена в пунктах 11, 23 Положения № 749.
Какие затраты компенсируются в служебной поездке за границу:
- На общественный транспорт, поездки в такси;
- Аренда жилого помещения, номера в гостинице;
- Суточные;
- Расходы на оплату загранпаспорта, медицинской страховки, визы;
- Консульские, аэродромные сборы;
- Транзит автотранспорта;
- Иные обязательные платежи и сборы;
- Дополнительные расходы, произведённые с ведома руководителя компании.
Рассмотрим командировочные затраты с точки зрения налогообложения:
- По суточным: расходы в пределах суммы 2500 рублей фиксируются в статье расходов, налогом не облагаются;
- За жилое помещение: на сумму не более 2500 рублей за одни сутки страховка не начисляется, налогами не облагается;
- За проезд: возврат средств осуществляется согласно фактическим документам – билетам на проезд в общественном транспорте, метро, самолёте. Если документов нет – придётся заплатить из своего кармана с учётом налоговой ставки.
В загранкомандировке придётся оформлять все расходы: подтверждать их чеками, справками и иными первичными документами. Эти правила касаются не только штатных работников, но и руководителей компаний, находящихся в служебной командировке за границей.
Отдельно хочется отметить оплату суточных. Нормы, как таковой, здесь не существует: размер суммы на проживание зависит от руководителя организации, направляющего человека в служебную поездку за рубеж. Для штатного сотрудника бюджетной компании это одна сумма, для военнослужащего – другая. Имеет значение направление деятельности работника, его квалификация или узкая специализация. Минимальная установленная законом сумма – 2500 рублей.
Суточные и отчётные документы
Командировка за границу оформляется, в том числе, в бухгалтерии организации: начисляется суточное пособие, достаточное для проживания в чужой стране. Ставка не зависит от визового режима и имеет свои особенности: работнику выплачивается денежная сумма в валюте того государства, куда направляется командированный.
Случаются ситуации, когда зарубежная поездка длится всего один день. В этом случае половину суммы сотрудник получает иностранной валютой. Ещё один момент: согласно распоряжению Банка России от 06.09.2017 г. работодатель обязан составить письмо с указанием суммы выданных денежных средств, дату её возврата и заверить документ личной подписью.
По факту выезжающие в командировку за границу получают деньги в рублях, самостоятельно обменивая их на валюту по выгодному курсу. Учёт значительно упрощается, отсутствие дополнительных субсчётов облегчает порядок контроля расходных средств в валютном эквиваленте.
Подытожим: оформить командировку за рубеж не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Люди бывалые, часто пересекающие границу РФ по служебным делам, отслеживают нововведения в законодательстве иностранных государств, без особых проблем оформляют пакет документов в визовую или безвизовую страну.
Основные рекомендации:
- Следите за сроками действия загранпаспорта;
- Выбирайте недорогие комфортные гостиницы неподалеку от места работы в командировке;
- Старайтесь не выходить за рамки суммы, не облагаемой налогами, арендуя жилье за границей;
- Обязательно оформляйте медицинскую страховку;
- Не забывайте о первичных отчётных документах;
- Используйте для оплаты расходов в командировке корпоративные карты: это удобно, на них также начисляются бонусы и скидки.
Вопрос с регистрацией по месту прибытия в другую страну решается в соответствии с законами иностранного государства.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.