Как правильно оформить командировку во время отпуска?
Содержание:
Отпуском считается определённый период времени в качестве заслуженного отдыха, который работник использует на своё усмотрение. Работодатель не вправе влиять или распоряжаться этими днями.
Командировка во время отпуска – ситуация чрезвычайная. Сотрудник вызывается с отдыха и направляется в рабочую поездку в крайне редких случаях. Прервать отпуск допустимо с учётом веских причин.
Как правильно оформить командировочные документы, отзывая служащего из его законного отдыха, не нарушая его прав? Кто оплачивает проезд, питание и проживание в служебной поездке? Об этом расскажем в нашей статье.
Особенности командировки в отпуске
Здесь имеются в виду командировочные поездки не только в разгар отдыха, но и непосредственно после его окончания либо заслуженных нерабочих дней сразу после служебной поездки.
Какие документы необходимо оформить для прерывания отпуска:
- Работодатель издаёт приказ об отбытии работника в командировку с прерыванием отпуска;
- Направляет подчинённому уведомление о сроках поездки и пункте назначения для решения рабочих задач.
Важный момент: без согласия сотрудника отзыв из законного отпуска невозможен. Согласие рекомендуется оформлять письменно для предупреждения возможных разногласий, подтвердив его подписью работника.
По срокам командировки тоже могут быть вопросы. Не всегда сдача объекта или важные переговоры до одного дня совпадают с началом или окончанием отпускного периода. В этом случае работодатель переносит оставшиеся дни на следующий год, либо работник сам планирует даты на использование отпускного времени.
Оформление командировок в отпуске
Основной вопрос, волнующий работодателей и сотрудников, отозванных из отпуска – кто будет оплачивать проезд до места командирования. И здесь тоже возможно несколько вариантов – рассмотрим их на конкретных примерах.
Отпуск сразу после служебной поездки
В этом случае компания компенсирует только стоимость билетов от пункта назначения до города, в котором работает и проживает служащий. Проезд из командировки к месту отдыха оплачивается сотрудником самостоятельно.
Иногда работодатели проявляют лояльность и оформляют компенсацию расходов на билет из места отдыха. Но при этом будут удержаны взносы и ставка НДФЛ. Последний день до начала отпуска фиксируется в качестве последнего дня командировки.
Отпуск проходит в населённом пункте: куда предписана командировка?
Если командировка закончилась, руководитель компании не обязан начислять суточные и оплачивать проезд, т.к. работник приезжает из отпуска. Официально оформляется приказ с указанием даты последнего дня командировки и проездного билета.
Здесь действует та же ситуация: работодатель может сделать возврат за билет, но с удержанием страховки и НДФЛ, так как для сотрудника это экономическая выгода. Также рекомендуется оформлять проездные документы до пункта назначения и обратно разными билетами, не вызывая лишних вопросов у сотрудников налоговой инспекции.
Деловая поездка по окончании отпуска
В данной ситуации можно и сэкономить. Если сотрудник отдыхает в Краснодаре, а место командирования – Москва, билет до пункта назначения обойдётся значительно дешевле, чем, например, из Хабаровска или Иркутска.
По окончании отпуска сотрудник покупает билет до места назначения, документы оформляются по стандартным нормативам.
Оформление командировки в отпуске согласно законодательству РФ
Основные правила оформления отпускных документов и командировки во время отпуска сводятся к следующему:
- Чёткое определение временных рамок отпускного периода и командировки. Так работодатель и сотрудники бухгалтерии смогут рассчитать компенсацию за билеты, аренду жилья, суточные в период делового путешествия;
- Правильный учёт оставшихся свободных дней, которые работник может использовать в течение 12 месяцев до окончания текущего года;
- Уведомление работника о запланированной командировке для решения неотложных рабочих задач;
- Обязательное получение письменного согласия на прерывание отпуска в связи со служебной необходимостью.
И ещё один пример. Работник по окончании командировки решил остаться в этом же населённом пункте. Кто в этом случае оплачивает обратный билет?
Расходы компенсирует руководитель предприятия в общепринятом порядке. Экономического интереса работник не имеет, в выходные дни живёт и питается на собственные средства. Деньги возвращаются без вычета НДФЛ и страховых взносов. Однако дата окончания служебного визита не совпадает с числом на билете. В такой ситуации оформляется объяснительная записка, в которой указана причина задержки в пункте назначения – собственная инициатива для отдыха в выходные дни или отгулы.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.