Как оформить путевой лист на командировку?
Содержание:
Организация в любой момент может направить сотрудника в поездку по служебной необходимости. Для этого выбирается личный транспорт работника, закреплённый на компании автомобиль или общественный маршрут. Законом не закреплён способ передвижения.
Этапы оформления поездки
Перед поездкой руководство организации выбирает подходящего сотрудника. Если он из списка лиц, указанных в статье 259 Трудового Кодекса РФ, то требуется обязательное письменное согласие.
После издания приказа о направлении в командировку специалисту выдаются суточные и аванс для проживания. Если до места назначения сотрудник едет на общественном транспорте, то оплата проезда компенсируется или билет бронируется заранее.
При использовании сотрудником личного автотранспорта в качестве способа передвижения в приказе о назначении командировки это необходимо прописать.
Помимо распорядительного документа, оформляются должным образом служебное задание, путевой лист.
Служебная поездка на личном транспорте
Если сотрудник в качестве средства передвижения выбирает личный транспорт, то все расходы компания берёт на себя. Организация может компенсировать расходы по финансовым документам или выплатить установленную сумму.
Оформление путевого листа в командировке обязательно. Допустимо использовать произвольную или готовую форму. Для легкового автомобиля берется форма № 3, если используется грузовой транспорт, то заполняется форма № 4-С.
Кроме путевого листа, при направлении в командировку на личном транспорте оформляется договор на использование собственного средства передвижения. Документ заполняется на все виды транспорта.
Как правильно оформить путевой лист на командировку? Документ можно подготовить несколькими способами: в бумажном виде, на компьютере или вручную. Необходимо избегать ошибок при заполнении, а также помарок и зачеркиваний. В таком случае лучше воспользоваться новым бланком.
Все поправки заверяются подписью лица, его внесшего.
Что указывается в путевом документе?
Обязательными реквизитами путевого листа для командировки на личном автомобиле являются:
- Номер, название документа;
- День, месяц, год начала и окончания действия листа;
- Персональные данные владельца машины. Если это организация, то указывается его наименование, адрес;
- Сведения об автомобиле: тип, регистрационный номер, километраж, день выезда и заезда;
- Данные о водителе: ФИО, должность;
- Печать и подписи организации.
На обороте листа вносятся данные о простоях, передвижениях авто.
По возвращении работник передаёт руководителю путевой лист, служебную записку, финансовые документы о расходах.
Путевой лист выписывается на один день, но не более, чем на 1 месяц.
Командировка на служебном транспорте
Отличается ли оформление путевого листа на личном транспорте от командировки на служебном транспорте? Да, это так.
В приказе о назначении командировки необходимо указать, что она будет на транспорте организации. Это упростит в дальнейшем составление авансового отчёта. Подтверждением факта проезда до точки будет не проездной билет, а служебная записка.
До поездки командированный сотрудник составляет путевой лист и по прибытии на место предоставляет его принимающей стороне. Она делает на нём соответствующую отметку.
Составление служебной записки отменяет служебное удостоверение. Она может быть оформлена в свободной форме.
Если в командировку сотрудник отправляется на автомобиле фирмы с водителем, то не стоит забывать о регламентированном времени за рулем. В сутки можно управлять машиной не более 9-10 часов. Каждые 4 часа 30 минут требуется перерыв не менее 45 минут. Все нормы закреплены в Приказе Минтранса № 424.
Режим водителя легкового транспорта можно проследить по путевым листам. Водитель оформляет все остановки и записывает показания спидометра. Также перед выездом водителя из гаража в рейс должен быть медицинский осмотр.
По возвращении из командировки сотрудник в течение 3 рабочих дней оформляет и сдаёт на проверку авансовый отчёт. Прикладываются:
- Путевой лист;
- Финансовые документы на топливо;
- Если был ремонт во время поездки, обязательны чеки, подтверждающие работы и факт оплаты;
- Иные документы, если они были. Например, если проезд был по платной дороге, работодатель должен возместить данные расходы. Но необходимо это обсудить заранее до поездки.
Командировка на служебном транспорте сопряжена с большим количеством рисков и трат. Компания может быть оштрафована за нарушение норм отдыха и работы, ошибки при заполнении путевых листов. В случае дорожно-транспортного происшествия по вине водителя работодатель выплачивает ущерб пострадавшей стороне.
При остановке сотрудниками ДПС водитель или работник на служебном или личном авто обязаны предъявить путевой лист на транспорт.
Ответственность
Путевой лист относится к обязательным первичным документам для оформления. Если при проверке налоговые органы его не обнаружат или в нём будут допущены ошибки, на организацию накладываются штрафные санкции. Хранится документ не менее 5 лет. Больший срок устанавливается внутренними документами организации.
Журнал учёта транспортных путёвок может вестись бухгалтерией или иным ответственным отделом в бумажном и электронном виде.
При использовании транспорта в работе организации путевые листы обязательны. По ним отслеживается маршрут, начисляется заработная плата.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Если у вашей компании намечается деловая поездка, «АэроТур» с радостью поможет Вам с организацией, чтобы она прошла успешно! Обращайтесь по электронной почте info@aerob2b.ru или же по номеру телефона +7 (812) 604-00-10. Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов!