Тревел-политика в компании

Фотография автора
Нет времени читать?


Тревел-политика – относительно новое понятие, означающие новую трактовку правил и нормативов для командировок, служебных поездок в другие города и регионы для решения рабочих задач компании.

Иными словами, тревел-политика – это официальный текст в формате внутреннего документа компании, регулирующий все вопросы подготовки и непосредственно поездки работника по служебным делам. Какие нюансы регулирует этот документ, какие стандарты установлены для формирования протоколов о командировке – расскажем далее.


Ключевые принципы тревел-политики


Что важно учитывать при разработке и создании тревел-политики в компании: контроль расходов на период командировочных поездок и спокойствие работников. Найти равновесие не так просто. Если расходы компании увеличиваются, руководящее звено вряд ли закроет на это глаза. С другой стороны, командированный работник должен понимать, как и на что можно расходовать средства компании.

Travel Policy – это руководство к действию. Если документ составлен правильно, структурирован и лояльно воспринят сотрудниками, то алгоритм будет работать чётко, как часы.


В разработке тревел-политики организации принимают участие работники, имеющие непосредственное отношение к служебным поездкам:

  • Руководители компании;
  • Финансовые сотрудники отдела бухгалтерии;
  • Службы HR;
  • Работники, направляемые в командировку;
  • Сотрудники службы безопасности.


Важный момент: тревел-политика каждой фирмы может существенно различаться. Многое зависит от корпоративных ценностей организации, атмосферы, царящей в коллективе, лимита на командировочные расходы и других факторов.

Самая простая версия документа выглядит довольно лаконично, включает перечень основных расходов для служебных поездок.


Какие сведения отражены в таком варианте:

  • Ответственные за организацию деловых визитов;
  • Ограничение сумм по оплате за проезд и проживание в командировке;
  • Срок подачи отчёта;
  • Сумма командировочных.


Оптимальный проект тревел-политики для малых организаций с небольшим штатом сотрудников с регулярными разъездами по служебной надобности. И чем сложнее внутренняя структура, тем шире спектр задач, прописанных в документе.


План действий


Важно правильно сформулировать основные цели тревел-политики компании. При этом каждая задача должна стремиться к общему знаменателю. Для отдела продаж важна скорость работы, для финансовой службы – разумная экономия на расходах, бухгалтера заботит сданная вовремя отчётность, HR-службу – атмосфера в рабочем коллективе.


Стремление к общности


На какие пункты следует обратить внимание при составлении документа:

  • Стратегические цели компании, их связь с корпоративной линией организации;
  • Группа лиц, ответственных за соблюдение утвержденной тревел-политики;
  • Общий список правил и правовых процедур;
  • Исключение из правил в силу объективных причин, и возможные альтернативные решения.


Еще один важный момент: лучше избегать размытых формулировок, общих фраз, не несущих конкретной информации. Выражаем мысли чётко, ясно и по существу: чем проще, тем лучше и быстрее запоминается фраза. Высокопарные и бессодержательные формулировки только отвлекают от сути.

В крупных организациях существует определённая градация: статус сотрудника отражается в Travel-policy особыми правилами для каждой категории служащих – от руководителя компании до офис-менеджера. Обязательно выберите человека, ответственного за соблюдение прописанных в документе правил и норм – внедренная система должна не просто существовать на бумаге, но и работать.


Какие процедуры включают в информационный блок?


Общий список задач и ответственности работников, отправляющихся в командировку:

  • Алгоритм подготовки командировочных документов: паспорта, приглашения, визы;
  • Оформление билета и номера в гостинице: учитывается тариф, категория и класс;
  • Условия аренды автомобиля, трансфера на месте командирования, услуги такси;
  • Принцип представительских расходов: телефонная связь по служебным делам, питание, развлечения;
  • Условия страховки командируемого работника;
  • Другие расходы, понесённые в служебной поездке: какие траты компенсируются, а какие нет;
  • Как учитываются расходы, если командировка совмещена с личной поездкой;
  • Как регламентируются подарки – полученные или вручённые принимающей стороне во время делового визита;
  • Дополнительные действия, выходящие за указанный лимит;
  • Штрафы и иные санкции в случае, если тревел-политика будет нарушена.


Список может дополняться и другими правилами в зависимости от политики компании.


Как рассчитывается бюджет для командированного сотрудника?


Тревел-политика не всегда позитивно воспринимается сотрудниками компании. На первый взгляд, нововведение выглядит, как способ ограничить работника определёнными рамками. Но на деле это не так.

Важно правильно презентовать основы и принципы Travel-policy. Объяснить, что сотруднику проще действовать согласно утверждённому регламенту, разумно расходовать финансы и грамотно составить отчёт для бухгалтерии.

Отправной точкой служит средний чек по основным расходным статьям: это проездные билеты, аренда жилья за сутки, дополнительные расходы. Делаются предварительные расчёты на основе статистики за предыдущий год, и формируется средняя сумма, указанная в документе.

Travel-policy – это универсальная система взаимодействия всех участников процесса подготовки и оформления командировки. Сотрудник заранее знает, на какую сумму может рассчитывать, и планирует свои расходы. Исходя из средних показателей, выбирает номер в гостинице, но конкретный отель выбирает сам, если он расположен неподалеку от места работы.

И ещё один момент: предоставьте сотрудникам хотя бы небольшую свободу выбора в плане расходов. Они должны касаться только трат на решение вопросов компании: отдельные моменты можно согласовать с руководством в частном порядке. Важно лишь подтвердить чеками, справками и квитанциями все понесённые расходы по возвращении из командировки.



* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Также Вам будет интересно:

Карта АТЭС для деловых поездок
Как прописать возмещение расходов командировки сторонней организации?
Организация паспортной и визовой поддержки
Заявление на возмещение расходов на такси в командировке
Как заключить контракт на поставку билетов в командировку?
Как получить счёт-фактуру за проживание в гостинице?
Как правильно оформить выписку из приказа о командировке в 2024 году?
Является ли служебное задание на командировку обязательным документом?
Как составить план командировки?
Как заполнить служебное задание на командировку?
Заявление на командировочные расходы
Справка о командировке сотрудника в высшее учебное заведение
Порядок направления сотрудника в служебную командировку
Как правильно оформить командировку для сотрудника компании?
Служебное задание на командировку
Командировочное удостоверение