Тревел-политика в компании

Тревел-политика – относительно новое понятие, означающие новую трактовку правил и нормативов для командировок, служебных поездок в другие города и регионы для решения рабочих задач компании.

Иными словами, тревел-политика – это официальный текст в формате внутреннего документа компании, регулирующий все вопросы подготовки и непосредственно поездки работника по служебным делам. Какие нюансы регулирует этот документ, какие стандарты установлены для формирования протоколов о командировке – расскажем далее.

Ключевые принципы тревел-политики

Что важно учитывать при разработке и создании тревел-политики в компании: контроль расходов на период командировочных поездок и спокойствие работников. Найти равновесие не так просто. Если расходы компании увеличиваются, руководящее звено вряд ли закроет на это глаза. С другой стороны, командированный работник должен понимать, как и на что можно расходовать средства компании.

Travel Policy – это руководство к действию. Если документ составлен правильно, структурирован и лояльно воспринят сотрудниками, то алгоритм будет работать чётко, как часы.

Важный момент: тревел-политика каждой фирмы может существенно различаться. Многое зависит от корпоративных ценностей организации, атмосферы, царящей в коллективе, лимита на командировочные расходы и других факторов.

Самая простая версия документа выглядит довольно лаконично, включает перечень основных расходов для служебных поездок.

Оптимальный проект тревел-политики для малых организаций с небольшим штатом сотрудников с регулярными разъездами по служебной надобности. И чем сложнее внутренняя структура, тем шире спектр задач, прописанных в документе.

План действий

Важно правильно сформулировать основные цели тревел-политики компании. При этом каждая задача должна стремиться к общему знаменателю. Для отдела продаж важна скорость работы, для финансовой службы – разумная экономия на расходах, бухгалтера заботит сданная вовремя отчётность, HR-службу – атмосфера в рабочем коллективе.

Еще один важный момент: лучше избегать размытых формулировок, общих фраз, не несущих конкретной информации. Выражаем мысли чётко, ясно и по существу: чем проще, тем лучше и быстрее запоминается фраза. Высокопарные и бессодержательные формулировки только отвлекают от сути.

В крупных организациях существует определённая градация: статус сотрудника отражается в Travel-policy особыми правилами для каждой категории служащих – от руководителя компании до офис-менеджера. Обязательно выберите человека, ответственного за соблюдение прописанных в документе правил и норм – внедренная система должна не просто существовать на бумаге, но и работать.

Какие процедуры включают в информационный блок?

Список может дополняться и другими правилами в зависимости от политики компании.

Как рассчитывается бюджет для командированного сотрудника?

Тревел-политика не всегда позитивно воспринимается сотрудниками компании. На первый взгляд, нововведение выглядит, как способ ограничить работника определёнными рамками. Но на деле это не так.

Важно правильно презентовать основы и принципы Travel-policy. Объяснить, что сотруднику проще действовать согласно утверждённому регламенту, разумно расходовать финансы и грамотно составить отчёт для бухгалтерии.

Отправной точкой служит средний чек по основным расходным статьям: это проездные билеты, аренда жилья за сутки, дополнительные расходы. Делаются предварительные расчёты на основе статистики за предыдущий год, и формируется средняя сумма, указанная в документе.

Travel-policy – это универсальная система взаимодействия всех участников процесса подготовки и оформления командировки. Сотрудник заранее знает, на какую сумму может рассчитывать, и планирует свои расходы. Исходя из средних показателей, выбирает номер в гостинице, но конкретный отель выбирает сам, если он расположен неподалеку от места работы.

И ещё один момент: предоставьте сотрудникам хотя бы небольшую свободу выбора в плане расходов. Они должны касаться только трат на решение вопросов компании: отдельные моменты можно согласовать с руководством в частном порядке. Важно лишь подтвердить чеками, справками и квитанциями все понесённые расходы по возвращении из командировки.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.