Как оформить командировку для гендиректора?

1. Составление служебной записки

На первом этапе подготовки составляется служебная записка. В ней указывается ФИО командируемого, его должность и объем аванса на расходы во время командировки. Категории трат, которые будет покрывать работодатель, указываются в локальной документации компании.

Большинство организаций покрывают расходы на билет, трансфер, проживание и питание. Также компенсации подлежат представительские расходы. Это категория трат на деловые ужины, организацию и проведение заседаний, оплату услуг переводчика.

Объем трат необходимо заранее рассчитать и указать в служебной записке. Этот документ нужно составлять на имя руководителя. Таким образом получается, что гендиректор сам себя отправляет в корпоративную поездку.

2. Издание приказа о командировке

Издавать документ можно в той форме, которая принята в компании. Также можно воспользоваться установленной формой Т-9. Приказ выдается на имя гендиректора, и он должен его подписать. Документ обязательно вносится в регистрационный журнал.

3. Составление приказа и договоренности о временной передаче полномочий руководителя

Во время деловой поездки руководителя компания будет работать в прежнем режиме. Все управленческие решения в этот период ложатся на плечи доверенного лица. Гендиректор сам выбирает работника, который будет выполнять его обязанности и составляет доверенность.

Чаще всего временную роль гендиректора берет на себя заместитель, руководитель департамента или одного из отделений, соучредитель и другие лица, занимающие в компании высокие посты.

Составлять доверенность можно в свободной форме. В документации обязательно нужно указать ФИО доверенного лица, его должность, перечень полномочий, которые должен взять на себя работник. В доверенности также должна быть указана дата истечения ее действия.

Если в обязанности работника не входило замещение гендиректора, этот пункт прописывается в трудовом договоре.

Чтобы передать полномочия сотруднику доверенности недостаточно. Нужно также составить приказ. Работник должен предварительно с ним ознакомиться и дать письменное согласие на выполнение обязанностей гендиректора.

4. Покупка авиабилетов и бронирование жилья

Организовывая командировку генерального директора, нужно учитывать, что его планы меняются часто. Чтобы избежать необоснованных расходов, лучше всего покупать авиабилеты с возможностью возврата или обмена на другую дату.

Выбирая отель или гостиницу, также следует внимательно ознакомиться с тарифом и условиями отмены брони. Лучше всего выбирать заведения, которые дают возможность бесплатной отмены бронирования.

Проще всего бронировать авиабилеты и номер в отеле через специальные сервисы по организации деловых поездок. Используя онлайн платформу, оплату можно производить с корпоративного счета. А организационными вопросами сможет заниматься любой сотрудник, которому был дан доступ к сервису.

Еще одно преимущество организации командировки через онлайн сервис – простое формирование отчетности. Все документы будут доступны в личном кабинете в любое время. В дальнейшем их можно распечатать или отправить на электронную почту бухгалтера.

5. Аренда автомобиля

Для поездки с аэропорта и к месту проживания обычно используют такси. Если запланированы дополнительные поездки в отдаленные филиалы или же гендиректору предстоит много передвигаться по городу, имеет смысл забронировать автомобиль.

Для отчетности обязательно нужно сохранять все квитанции, договор об аренде авто, а также расчетные чеки с заправок. Эти документы нужно будет передать главному бухгалтеру.

6. Оформление визы

Консульства различных стран устанавливают разные правила получения визы. В некоторых случаях за подачу документов может отвечать доверенное лицо. Для этого придется оформлять доверенность. При этом документ должен быть оформлен в строгом соответствии с требованиями консульства.

А вот заявление на шенгенскую визу гендиректору придется подавать лично, потому что при оформлении потребуются его отпечатки пальцев. Оформить визу по доверенности получится только в том случае, если гендиректор уже сделал биометрию в период за последние 5 лет.

После оплаты визы нужно сохранить все чеки и квитанции. Эти расходы также покроет компания.