Как оформить служебную записку на командировку?
Содержание:
Рабочие поездки стали нормой для большинства сотрудников государственных и частных компаний, ИП. Нужна ли служебная записка в командировку, если работник выезжает для решения рабочих задач регулярно раз в месяц, отправляется в долгосрочную поездку в качестве куратора сложного проекта? Такой вопрос также возникает, если специалист участвует в судебном заседании.
Служебной запиской называют документ, действующий внутри компании и подтверждающий факт отправки работника в поездку для решения определённых задач. Для каких целей она используется и как правильно оформить записку, расскажем подробнее.
Для чего нужна служебная записка?
Основными документами, которыми подтверждается командировка, являются приказ руководителя и последующий отчёт на предмет понесённых сотрудником расходов, который передаётся в бухгалтерию. Основные командировочные траты – это проезд до пункта назначения, аренда жилья, суточные расходы на питание, бензин (если предполагается поездка на личном автомобиле) и т.д.
В каких случаях используется внутренний документ:
- Подтверждение стоимости билета: предъявляется проездной документ – билет, квитанция, посадочный талон;
- Оплата проживания: подтверждается путём предъявления счёта, акта из гостиницы, договора на аренду квартиры, кассовых чеков;
- Отчёт по суточным.
Иногда в силу обстоятельств условия поездки меняются, например, командированный специалист не смог поехать в служебную поездку на личной машине, купив билет на поезд. Вместо арендованной квартиры заселяется в гостиницу и завершает командировку на день раньше, если все рабочие задачи успешно решены.
В итоге изначальная информация, изложенная в приказе, отличается от фактической. В таких случаях оформляется документ, именуемый служебной запиской. В ней необходимо изложить причины, повлиявшие на формат командировки, приложив соответствующие справки в качестве доказательства, что вы действительно добирались другим видом транспорта и арендовали номер в гостинице.
Какая информация содержится во внутреннем документе?
Оформление записки зависит от должности работника. Если заявление составляет руководитель компании и направляет его учредителю, например, то в форме присутствуют:
- Информация о командированном работнике с указанием ФИО и должности;
- Обоснование необходимости служебной поездки в пункт назначения: нужно указать год, день, месяц и город, куда направляется сотрудник;
- Дополнительные просьбы: например, выделение суточных на период командировки.
Также в заявке прописывается продолжительность рабочего визита.
Служебная записка от сотрудника оформляется по другому образцу. Чаще на имя работодателя, с объяснением оснований для пересмотра новых обстоятельств командировки.
Какие документы прикладываются к заявлению:
- На проезд: любой вид транспорта, включая арендованный автомобиль, с указанием даты отъезда и возвращения в исходный пункт;
- Если проездного документа нет, продолжительность поездки определяется согласно справкам, чекам о найме жилья;
- В случае отсутствия и тех, и других документов, фактическое пребывание командированного работника в другом городе может подтвердить принимающая сторона.
Такое заявление оформляется для отчёта перед руководителем компании, сотрудниками бухгалтерии для перерасчёта суточных, дополнительных расходов на проезд.
Оформление служебной записки
Единого формата составления заявки на изменение суммы возвратных средств командированному сотруднику не существует.
Для того чтобы составить записку должным образом, соблюдаем основные правила:
- Используем при необходимости фирменный бланк организации, а в остальных случаях подойдет обычный лист формата А4;
- В заявлении указываем продолжительность командировки, суммы денежных компенсаций (проживание, суточные);
- Прописываем дополнительные пояснения к понесённым расходам.
Служебная записка подписывается. Внутренний документ предъявляем по прибытии на основное рабочее место руководителю компании или главному бухгалтеру. Если понадобятся устные объяснения по каким-либо позициям, работник обязан ответить на все вопросы.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.