Является ли служебное задание на командировку обязательным документом?
На любом предприятии возникает потребность в направлении работника в служебную поездку. Это необходимо, если требуется выполнить те или иные работы, находящиеся вне основного места трудовой деятельности. Основные правила направления сотрудника в служебные командировки прописаны в ст. 166 ТК РФ.
Не является рабочей командировкой поездка, если работа сотрудника сопряжена с частыми либо постоянными разъездами (курьер, проводник в поезде).
Документация для поездки составляется в соответствии с требованиями законодательства. Основные нормы закреплены в ТК РФ, Постановлении Правительства РФ № 749.
К главным документам при оформлении командировки можно отнести:
- Письменное распоряжение руководителя о назначении командировки. Составляется приказ, в котором также прописываются цели и задачи для сотрудника;
- Подготовка авансового отчёта по прибытии. Именно этот документ позволяет отследить все расходы сотрудника, а также подтвердить их документально.
При направлении сотрудника в командировку необходимо проверить, не относится ли он к категории лиц, которых нельзя отправить в поездку или допускается лишь с их письменного согласия. Список лиц чётко прописан в ТК РФ.
При командировании специалисту законом гарантируются:
- Сохранение за ним основного рабочего места;
- Обеспечение средним заработком, как за рабочие трудовые дни, так и за календарные выходные. Если в праздники, в субботу и воскресенье сотрудник был в командировке, оплата производится в двойном размере;
- Работника запрещено уволить;
- Компенсация финансовых расходов на проезд, проживание в гостинице (хостеле), выплата финансовых суточных затрат.
В случае незапланированных, непредвиденных трат, подтверждающие чеки сохраняются. По возвращении на основное место работы в обязательном порядке заполняется бумажный авансовый отчёт и направляется в бухгалтерию со всеми документами о расходах.
Служебное задание
Является ли служебное задание на командировку обязательным документом? С 2013 года служебное задание на командировку, командировочное удостоверение не являются обязательными для составления. Несмотря на это, их продолжают оформлять, чтобы более конкретно прописать задачи и цели в командировке.
Если в организации предстоит направить сотрудника в срочную или короткую по продолжительности поездку, то проще будет не составлять задание. Все основные моменты прописываются в приказе.
При длительной и сложной поездке всё же рекомендуется оформить задание. В нём более детально описываются все основные моменты, на которые следует уделить больше внимания. Также в дальнейшем работнику будет гораздо легче заполнить отчёт о поездке, а работодателю отследить достижение целей.
Оформление
Оформление служебного задания на командировку чаще всего возлагается на кадровый отдел или непосредственно начальника работника. После составления оно подписывается руководителем фирмы и начальником структурного подразделения. Работник должен быть обязательно ознакомлен с документом и поставить об этом подпись.
В каком количестве нужно готовить задание, а также где хранится служебное задание на командировку, утверждается в локальных нормативных актах фирмы. После возвращения из рабочей поездки оно сдаётся совместно с авансовым отчётом.
Чаще всего задание составляется в единственном экземпляре. На нём подписываются указанные сотрудники. Вне зависимости от количества самих лиц, отправленных в рабочую поездку, служебное задание становится приложением к приказу, его копия выдаётся каждому работнику. Делается это уже после выхода приказа об определении дат служебной командировки.
Если командируется непосредственно сам руководитель предприятия, то служебное задание на себя он оформляет лично. Подписывает документ также сам, но уже как директор организации.
По готовности служебное задание передаётся в кадровую службу в течение 20 рабочих дней до начала поездки, за исключением срочных командировок.
В Приказе за номером 558 Минкультуры от даты 25.08.2010 года указаны сроки для хранения командировочных оригиналов документов. Для командировок, проходящих на территории России – это 5 лет, при выезде за рубеж – 10 лет. Храниться данные финансовые и кадровые документы должны в архиве предприятия.
Форма служебного задания
При оформлении в служебном задании прописываются:
- Наименование документа, число, месяц и год составления, номер по порядку, полное название предприятия;
- Данные специалиста, должность и рабочее подразделение, кадровый номер по табелю;
- Место служебной командировки, дата приезда и отъезда. Указывается необходимое количество дней на поездку, без учёта нахождения в пути. Обозначается, кто будет оплачивать служебную поездку:
- Основание для служебной поездки. Как правило, для этого оформляется приказ. Но существуют и иные формы документов, образец которого указан в локальном нормативном акте;
- Детально прописываются задачи, которые нужно решить в ходе служебной командировки, по чётким пунктам, отражаются цели поездки, которые должны быть достигнуты сотрудником;
- Отчёт о выполненной работе. Заполняется уже по прибытии работника им самим либо ответственным лицом, курирующим данное напарвление;
- Подписи (директора) руководителя, начальника непосредственного структурного (отдела) подразделения и сотрудника. Также оформляется резолюция по возвращении сотрудника из служебной командировки.
Бланк (форма) Т-10а не используется так часто, так как имеет крайне неудобную письменную форму для заполнения. Чаще служебное задание составляется в свободной форме. Но это не отменяет обязательное указание в приказе всех вышеизложенных пунктов. Скачать образец (форму) задания вы можете в поисковой системе Яндекс или Гугл.
Служебное задание на командировку оформляется в основном в два этапа. Первая часть заполняется до отправления, вторая прописывается после приезда с указанием всех результатов, достигнутых в поездке. После этого (директор) руководитель проставляет подпись об успешном окончании командировки.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Если у вашей компании намечается деловая поездка, «АэроТур» с радостью поможет Вам с организацией, чтобы она прошла успешно! Обращайтесь по электронной почте info@aerob2b.ru или же по номеру телефона +7 (812) 604-00-10. Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов!