Оформление приказа на командировку
Содержание:
Если у организации возникает потребность направить сотрудника для выполнения задач в другой город, то оформляется командировка. При её подготовке необходимо учесть все нюансы, чтобы со стороны проверяющих органов не возникло вопросов.
Основные понятия служебной командировки закреплены в главе 24 Трудового Кодекса РФ, а также Положении о служебных командировках № 749.
Если работа связана с регулярными поездками, то её не оформляют как командировку. К представителям подобной специальности относят, например, работников курьерской службы, вахтовиков, машинистов.
На что может рассчитывать командированный сотрудник?
В командировке специалисту гарантировано следующее:
- За ним закрепляется основное рабочее место;
- Сохраняется средний заработок. Если в выходные или праздничные дни он находился в командировке, то оплата умножается на два;
- Увольнение работника невозможно;
- Оплата расходов на дорогу, аренду жилья, выплата суточных за счёт средств работодателя.
При незапланированных расходах подтверждающие документы сохраняются. Обязательно по прибытии готовится авансовый отчёт. Он передаётся в отдел экономики с приложением чеков для возмещения.
Размер суточных определён НК РФ. Для служебных поездок по территории Российской Федерации это 700 рублей в сутки, для зарубежных – 2500 рублей.
Командирование требует документального оформления. Самым основным является приказ. Командировочное удостоверение, служебное задание составляются по усмотрению организации.
Кого нельзя направить в командировку?
Сотрудник, которого направляют в рабочую поездку, не может отказаться от командировки. Исключения составляют следующие лица:
- Женщины, находящиеся в ожидании ребёнка;
- Работники по ученическому договору;
- Лица с ОВЗ.
Несовершеннолетних детей можно направить в поездку, только если они являются спортсменами или творческими работниками.
Статьи 259 и 264 Трудового Кодекса РФ регламентируют список лиц, кого можно отправить в командировку только по их письменному согласию. Работодателю требуется ознакомиться с данным перечнем перед выбором кандидатуры из сотрудников.
Основные документы
При оформлении поездки в первую очередь необходима служебная записка. В ней руководитель указывает и обосновывает необходимость рабочей командировки, а также определяет сотрудника для командирования, коротко прописывает основные цели и задачи, которые ставятся перед ним.
На основании записки кадровые службы проводят оформление приказа о командировке.
Это обязательный документ, он издаётся согласно распоряжению руководителя. Он оформляется в свободной форме либо по принятому в организации должному образцу. В зависимости от количества командируемых подлежит оформлению документ по форме бланка: Т9 или Т9а.
В приказе указываются:
- Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника;
- Место совершения рабочей поездки;
- День убытия и завершения командировки;
- Продолжительность поездки. Если она продлевается, то подписывается дополнительный приказ с указанием новых сроков. Его можно направить по электронному адресу командированного для ознакомления;
- Цель направления работника в командировку;
- Также указывается документ – служебная записка. Она является основанием для командировки, но её оформление не носит обязательного характера.
В разделе «Цели» обязательно прописывается, за чей счёт проходит командировка. Если командировка за счёт средств работника или используется его личный транспорт, то необходимо это обязательно указать.
Источником средств, как правило, является организация.
Ознакомление с приказом на командировку происходит под роспись.
Если требуется отменить ранее запланированную командировку и есть соответствующий приказ, то руководство организации готовит новый локальный акт в свободной форме об отмене поездки.
Печать на приказе проставлять не обязательно, так как он относится к внутренней документации.
Подтверждение затрат в командировке
После возвращение в течение 3-х дней работник представляет заполненный авансовый отчёт о командировке. В нём прописывается, сколько денег потрачено, есть ли перерасход. Если средства полностью не израсходованы, нужно будет их вернуть.
К отчёту обязательно прилагаются все финансовые документы, а именно:
- Проездные билеты, чеки с автозаправочных станций;
- Чеки, квитанции, счета из гостиниц или документы об аренде жилья;
- Иные документы, подтверждающие расходы в служебной командировке. Перед поездкой работнику лучше обговорить с руководителем возможные предстоящие расходы и их возмещение.
С марта 2023 года командированный работник может подтвердить проживание в отеле также договором на оказание гостиничных услуг, бланками строгой отчётности.
После проверки отчёта бухгалтерия компенсирует оставшиеся суммы расходов или, наоборот, истребует деньги, которые были выданы, но не потрачены.
Командирование без приказа
Если направить работника в рабочую поездку без приказа, то работодатель может быть привлечён к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
При отсутствии приказа или командировании по делам, которые никак не связаны с основной работой сотрудника, невыплате суточных перед поездкой – работник вправе отказаться от командировки. Такие причины обоснованные основания для этого.
Если работник отказывается по вышеназванным обстоятельствам, то к нему не применяются штрафные санкции. А если такое все же случится, он может обратиться в трудовую инспекцию и в суд для защиты своих прав и получения компенсации.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Если у вашей компании намечается деловая поездка, «АэроТур» с радостью поможет Вам с организацией, чтобы она прошла успешно! Обращайтесь по электронной почте info@aerob2b.ru или же по номеру телефона +7 (812) 604-00-10. Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов!