Как составить план командировки?

Согласно ТК РФ, служебная командировка представляет собой рабочую поездку сотрудника для выполнения возложенных на него обязанностей, если их реализация на основном месте работы не возможна. На командированного специалиста готовится приказ.

С 2015 года оформление служебного задания и командировочного удостоверения стало не обязательно. Их составление может быть закреплено внутренними документами.

Обоснование командировки, помимо плана, фиксируется в служебном задании. Работнику выдаётся аванс на расходы в период командирования. По возвращении он составляет авансовый отчёт с обоснованием понесённых расходов. С прописанным планом подготовка не займёт много времени.

По закону план командировки также не обязателен. Его оформление можно прописать в локальных актах организации. Как правильно составить план командировки?

Для чего составляется план поездки?

План командировки представляет собой документ, который составляется руководителем сотрудника. В нем чётко прописываются цели и задачи. Заранее прописанный план поможет более эффективно использовать время нахождения работника в командировке.

Если целей и заданий перед специалистом несколько, то составлению плана требуется уделить больше времени.

По возвращении сотрудника руководитель не может требовать от работника отчёта о тех работах, которые не были прописаны в плане.

За время в командировке задания должны быть выполнены сотрудником. Если по тем или иным причинам они не исполнены, работник по возвращении составляет объяснение с указанием обстоятельств. Эти требования указаны в ст. 66 трудового Кодекса.

Виды целей поездки

Чётких нормативных требований к написанию задач нет. Цели должны соответствовать виду деятельности компании. Благодаря конкретизации задач сотрудник сможет максимально выполнить возложенные на него функции в командировке.

Если поставленный вопрос не соответствует компетенции работника, он может отказаться от её выполнения без дальнейших санкций. Цели должны ставиться с учётом занимаемой позиции и должностной инструкции командированного сотрудника.

Самое главное для руководителя – правильно рассчитать время, в течение которого специалист сможет решить все поставленные перед ним вопросы.

Распространенными целями являются представительство в судебных заседаниях, проведение ревизии, ведение переговоров.

Что указывается в плане?

Основная часть может быть составлена в виде пунктов перечисления или таблицы. Указываются цели и задачи поездки, срок их исполнения, результат, которого нужно добиться. Образец документа можно закрепить во внутренних положениях компании.

После перечисления всех пунктов плана ставятся дата и подпись руководителя или лица, его составившего. Командируемый сотрудник знакомится с документом. Если у него возникают вопросы, их обсуждают и вносят коррективы. Сотрудник ставит подпись.

При необходимости в плане прописываются примерные суммы, которые командируемый может потратить на выполнение тех или иных задач. Если запланировано посещение выставок или конференций, то расходы на билеты можно заранее прописать.

Налоговый учёт

Проставление четких целей очень важно для обоснования расходов командировки в дальнейшем. Иначе налоговые органы могут их не принять.

Обоснование расходов зависит от вида деятельности компании. В нормативных документах не указано, с какой целью едут в командировку. На практике это решает только работодатель.

Примеры целей поездки

Если в командировку направляется руководитель, то в качестве цели может быть прописано ведение переговоров, презентация нового продукта, заключение договора поставки.

Перед разными должностями ставятся разные задачи.

Для менеджера по продажам задачи для командировки прописываются более конкретно. Например, заключение конкретных договоров, определяются количественные показатели продаж.

Основные задачи могут быть разбиты и на более мелкие: определенное количество встреч, торговых объектов, проведение сравнительного анализа цен конкурентов, опыт внедрения нового продукта.

Инженеру в качестве целей может быть обозначено обеспечение работы производственного оборудования, его наладки и пуска, обучение персонала работы на нём. Поездка может быть организованна с целью обмена опытом между организациями или внедрение новых технологий.

Для юристов основной целью является представительство в судах, присутствие при ведении переговоров, изучение и обмен документацией перед подписанием.

Чтобы командировка прошла успешно, задачи должны быть указаны конкретно, чтобы у сотрудника не возникло трудностей их выполнить и составить отчётные документы по возвращении.

Не стоит забывать, что траты работника в командировке должны быть обоснованы документально. Они должны полностью соответствовать целям и задачам, поставленным перед работником.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Если у вашей компании намечается деловая поездка, «АэроТур» с радостью поможет Вам с организацией, чтобы она прошла успешно! Обращайтесь по электронной почте info@aerob2b.ru или же по номеру телефона +7 (812) 604-00-10. Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов!