Приказ на командировку, как правильно составить документацию

Фотография автора
Нет времени читать?

При направлении работника в служебную командировку работодатель издает соответствующее распоряжение. Отсутствие такого документа – основание для зачета сотруднику прогула и невыплаты командировочных расходов. Рассмотрим подробнее, как и когда составлять приказ, особенности его оформления.

Оформление документов на командировку

Документы, регламентирующие оформление приказа

Приказ на командировку является первичным учетным документом, на основании которого ведется внесение в табель трудового времени и производится начисление зарплаты. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Согласно сведениям, изложенным Минфином России в документе № ПЗ-10/2012, организациям и предпринимателям не обязательно придерживаться унифицированной формы. Тем не менее рекомендуем использовать ее в качестве образца, чтобы не упустить требуемых положений.

Приказ о командировании по формам Т-9 и Т-9а

Если в командировку направляется один специалист, то приказ заполняется по форме Т-9. Обязательными пунктами распоряжения являются:

  • Наименование компании;
  • Номер, число, месяц, год составления документа;
  • Табельный номер сотрудника, его ФИО;
  • Название отдела, в котором трудится командируемый, и его должность (занимаемая позиция);
  • Место командирования (страна, населенный пункт, предприятие);
  • Срок поездки (указывается в календарных днях), а также прописываются дата начала и завершения командировки;
  • Цель посещения мероприятия, объекта.

Следует указывать источник финансирования: собственные средства компании, бюджет. Обязательный пункт – основание для командировки в приказе в виде отсылки на документ-приглашение или служебное задание.

Распоряжение подписывается собственноручно руководителем компании или исполняющим его обязанности. Вопросом о том, нужна ли печать на приказе на командировку, задаются многие специалисты кадровой службы. Унифицированной формой не предусмотрено заверение документа печатью. Учитывая, что компании вправе выбирать, будет у них печать или нет, приходим к выводу о ее необязательности в распоряжении.

С документом обязательно под роспись знакомится командируемый сотрудник, ставит личную подпись и дату.

При направлении делегации от компании не нужно оформлять отдельный приказ на каждого. Достаточно воспользоваться формой Т-9а. В нее вносится требуемое количество сотрудников с указанием их ФИО, должности, табельного номера.

Оформление командировочного удостоверения

С 2015 года стандартная форма № Т-10, согласно которой готовилось командировочное удостоверение, отменена. Соответствующие изменения были внесены в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в декабре 2014 года. Потому оформлять документ нет необходимости.

Документы для деловых поездок

Другие вопросы подготовки приказа на командировку

Основной из них – нужен ли приказ на командировку. Как показывает судебная практика, требуется не только приказ на командировку, но и основание поездки либо служебное задание. Иначе отсутствие на рабочем месте можно заактировать, признать прогулом и уволить сотрудника по ст. 81 ТК РФ за грубое нарушение трудовой дисциплины.

Согласно определению Санкт-Петербургского городского суда от 22 апреля 2013 г. № 33-5682/2013, руководитель структурного подразделения компании был откомандирован на встречу с партнерами. Приказ о командировке подписан менеджером по персоналу, которому соответствующие полномочия были переданы на основании доверенности. В результате работник уволен за прогул.

Суд пришел к выводу, что работодатель в данном случае прав, так как для командировки нужен не только приказ, но также основание для ее организации. Именно таким документом является служебное задание, подписанное генеральным директором предприятия. В рассматриваемом случае оно было подготовлено задним числом, уже постфактум. Работник проиграл суд.

Следующий вопрос: за сколько дней делается приказ на командировку? Законодательством такой срок не установлен. Его можно сделать и за месяц до предполагаемой даты, и в день отъезда. Главное условие – необходимо время для должного ознакомления командируемого с распоряжением, то есть получения его подписи под документом с указанием числа, месяца и года.

В случае отмены поездки нужно составлять приказ об этом.

Можно ли продлевать приказ о командировке? Так делать допускается. Как и в случае с первоначальным распоряжением, нужно ознакомить с документом сотрудника.

Электронные документы для командировки

Сокращение срока командировки

В случае досрочного выполнения служебного задания, отзыва из командировки, по семейным обстоятельствам, болезни и иным причинам издается соответствующее распоряжение. Утвержденной законодательно формы не существует. Тем не менее должно указать в приказе следующее:

  • ФИО командируемого, его должность и наименование отдела;
  • Дата и номер приказа, на основании которого работник убыл в командировку;
  • Причину изменения сроков деловой поездки;
  • Новый период командировки.

На основании данного приказа бухгалтерия производит перерасчет командировочных и зарплаты. Распоряжение издается на основании служебной записки руководителя отдела, в котором работает специалист.

Таким образом, приказ о командировке является обязательным документом для расчета с командируемым и сохранения за ним рабочего места на время деловой поездки.