Командировка на личном транспорте

Фотография автора
Нет времени читать?

В любой организации возникают моменты, когда необходимо направить сотрудника в служебную поездку. Рабочим командировкам посвящена глава 24 Трудового Кодекса РФ. Помимо этого, нормами Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 регулируется порядок направления сотрудника для выполнения задания в другой населённый пункт.

При оформлении поездки работодатель должен закрепить все моменты документально. Для этого на предприятии издаются и оформляются следующие документы:

  • Служебная записка о направлении сотрудника в поездку, прописываются обязанности, какие цели поставлены перед ним, определяется срок;
  • Издается приказ на основании записки. Если работник едет в командировку на личном транспорте – это нужно указать;
  • Командировочное удостоверение. Оно необязательно и носит уполномочивающий характер;
  • Путевой лист (если будет использован личный автомобиль);
  • Авансовый отчёт с указанием расходом и приложением чеков. Заполняется по приезду.

Направляя сотрудника в командировку, работодатель должен оплатить ему расходы, связанные с проездом до места назначения в обе стороны.

Сумму возмещения организация устанавливает самостоятельно, закрепив основные моменты в локальных нормативных актах. При этом работник решает, как ехать в поездку: на общественном транспорте (поезде, самолёте, автобусе) или на личном автомобиле. В соответствии со статьей 188 ТК РФ, обязательно согласование данного момента с работодателем.

Поездка на личном транспорте

Как оформить использование личного транспорта в командировке

Если предполагается командировка сотрудника на личном автомобиле, организация должна компенсировать ему расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля и иные траты, связанные с поездкой. Для этого сотруднику необходимо:

  • Предоставить ПТС на машину;
  • Оформить с организацией договор аренды или соглашение об использовании личного автомобиля в качестве средства передвижения в поездке.

Если по согласованию сторон работник направляется в командировку на личном транспорте, то он выполняет функции водителя. Перед поездкой необходимо пройти медосмотр.

В документе нужно указать все суммы компенсации за использование личного автомобиля. Также требуется чётко определить размер суммы, подлежащей возмещению. При возникновении форс-мажорных ситуаций в период командировки работодатель также возмещает внеплановый ремонт транспортного средства. Эти моменты оформляются в соглашении, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий и вопросов.

В документе необходимо указать ряд сведений:

  • Наименование, дату составления, порядковый номер документа;
  • Наименование организации, ФИО работника;
  • ПТС с данными о транспорте;
  • Порядок и сроки возмещения расходов;
  • Дату начала действия документа;
  • Подписи сторон.

Договор аренды автомобиля

На усмотрение работодателя вместо соглашения можно оформить поездку в командировку на личном автомобиле путём заключения договора временной аренды согласно ГК РФ. В этом случае арендатором выступает работодатель, направляющий сотрудника в поездку, а арендодателем – владелец транспорта. Договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах.

Подпись документа на использование

Различают два вида договора: с экипажем и без экипажа. Договор с «экипажем» предполагает, что арендодатель действует как водитель и арендодатель.

Документы для отчёта о поездке

В течение 3 рабочих дней после возвращения сотрудник должен предоставить в бухгалтерию документы и приложить все чеки для подтверждения расходов. К ним относятся:

1. Командировочное удостоверение о прибытии и убытии;

2. Служебное задание с отчётом о проделанной работе;

3. Чеки с АЗС, места проживания, об иных расходах, связанных с поездкой;

4. Авансовый отчёт.

Если в процессе командировки приобретались запасные части для авто в связи со срочным ремонтом или автомобильное масло, то чеки также необходимо приложить.

Оплата расходов происходит путём наличного или безналичного расчёта.

При возмещении ГСМ необходимо руководствоваться распоряжением № АМ-23-р. При расчёте учитываются расстояние до пункта назначения и обратно, стоимость топлива, объём двигателя, список поездок по рабочим моментам, оговоренным в служебной записке.