Командировка на личном транспорте
Содержание:
В любой организации возникают моменты, когда необходимо направить сотрудника в служебную поездку. Рабочим командировкам посвящена глава 24 Трудового Кодекса РФ. Помимо этого, нормами Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 регулируется порядок направления сотрудника для выполнения задания в другой населённый пункт.
При оформлении поездки работодатель должен закрепить все моменты документально. Для этого на предприятии издаются и оформляются следующие документы:
- Служебная записка о направлении сотрудника в поездку, прописываются обязанности, какие цели поставлены перед ним, определяется срок;
- Издается приказ на основании записки. Если работник едет в командировку на личном транспорте – это нужно указать;
- Командировочное удостоверение. Оно необязательно и носит уполномочивающий характер;
- Путевой лист (если будет использован личный автомобиль);
- Авансовый отчёт с указанием расходом и приложением чеков. Заполняется по приезду.
Направляя сотрудника в командировку, работодатель должен оплатить ему расходы, связанные с проездом до места назначения в обе стороны.
Сумму возмещения организация устанавливает самостоятельно, закрепив основные моменты в локальных нормативных актах. При этом работник решает, как ехать в поездку: на общественном транспорте (поезде, самолёте, автобусе) или на личном автомобиле. В соответствии со статьей 188 ТК РФ, обязательно согласование данного момента с работодателем.
Как оформить использование личного транспорта в командировке
Если предполагается командировка сотрудника на личном автомобиле, организация должна компенсировать ему расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля и иные траты, связанные с поездкой. Для этого сотруднику необходимо:
- Предоставить ПТС на машину;
- Оформить с организацией договор аренды или соглашение об использовании личного автомобиля в качестве средства передвижения в поездке.
Если по согласованию сторон работник направляется в командировку на личном транспорте, то он выполняет функции водителя. Перед поездкой необходимо пройти медосмотр.
В документе нужно указать все суммы компенсации за использование личного автомобиля. Также требуется чётко определить размер суммы, подлежащей возмещению. При возникновении форс-мажорных ситуаций в период командировки работодатель также возмещает внеплановый ремонт транспортного средства. Эти моменты оформляются в соглашении, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий и вопросов.
В документе необходимо указать ряд сведений:
- Наименование, дату составления, порядковый номер документа;
- Наименование организации, ФИО работника;
- ПТС с данными о транспорте;
- Порядок и сроки возмещения расходов;
- Дату начала действия документа;
- Подписи сторон.
Договор аренды автомобиля
На усмотрение работодателя вместо соглашения можно оформить поездку в командировку на личном автомобиле путём заключения договора временной аренды согласно ГК РФ. В этом случае арендатором выступает работодатель, направляющий сотрудника в поездку, а арендодателем – владелец транспорта. Договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах.
Различают два вида договора: с экипажем и без экипажа. Договор с «экипажем» предполагает, что арендодатель действует как водитель и арендодатель.
Документы для отчёта о поездке
В течение 3 рабочих дней после возвращения сотрудник должен предоставить в бухгалтерию документы и приложить все чеки для подтверждения расходов. К ним относятся:
1. Командировочное удостоверение о прибытии и убытии;
2. Служебное задание с отчётом о проделанной работе;
3. Чеки с АЗС, места проживания, об иных расходах, связанных с поездкой;
4. Авансовый отчёт.
Если в процессе командировки приобретались запасные части для авто в связи со срочным ремонтом или автомобильное масло, то чеки также необходимо приложить.
Оплата расходов происходит путём наличного или безналичного расчёта.
При возмещении ГСМ необходимо руководствоваться распоряжением № АМ-23-р. При расчёте учитываются расстояние до пункта назначения и обратно, стоимость топлива, объём двигателя, список поездок по рабочим моментам, оговоренным в служебной записке.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.