Командировка водителя легкового автомобиля
Содержание:
В компаниях, деятельность которых связана с разъездными работами, предусмотрена вакансия водителя. Здесь не имеется в виду расширенный автопарк грузовых автомобилей или фирмы, предлагающие услуги такси. Речь идёт о сотрудниках, работающих на легковых автомобилях.
Что считается командировкой для водителя, каким образом начисляются суточные, как ведётся учёт расходов на топливо в государственных организациях и ИП, расскажем обо всём подробнее.
Чем отличается командировка от разъездной работы?
Рассмотрим, чем командировка водителя легкового автомобиля отличается от работ разъездного характера. Служебная поездка предполагает выполнение своих рабочих обязанностей в другом городе или регионе. Если водитель отправился в путь на легковом автомобиле на несколько дней или недель, такая поездка считается командировкой.
В случае, когда водитель ежедневно выезжает в рейсы в черте города, поездки входят в обычный рабочий день. Зарплата начисляется согласно окладу, независимо от объёма выполненных работ.
В эту группу входят водители-курьеры, наладчики, работники связи, специалисты сферы обслуживания городских коммуникаций, электрики, сантехники. Работники общественного транспорта, сервиса такси не относятся к категории лиц, выезжающих в служебные командировки.
В каких документах отражается характер работы: такую информацию указывают в трудовом договоре. Специальности работников утверждены в локальных нормативных актах, коллективном договоре или соглашении руководителя компании.
Те водители, которые уезжают в служебную командировку за пределы города на несколько дней, получают компенсацию за понесённые во время поездки расходы. Это стоимость топлива за время пути, питание в дороге, аренда номера в гостинице и другие объективно обоснованные затраты.
Часто возникает вопрос, как расценивается формат работы водителей на большегрузных машинах, перевозящих грузы по всей России и ближнему зарубежью. Здесь всё зависит от условий, прописанных в договоре с работником. Учитываются продолжительность маршрута и соответствующие затраты на пути следования.
Как оформляется поездка
Действующие правила и Трудовое законодательство одинаковы для всех. В отдельных ИП они незначительно отличаются, но на подготовительном этапе необходимо оформить все нужные документы.
Порядок действий:
- Работодатель издаёт внутренний приказ о направлении водителя в командировку;
- Оформляются документы на аренду жилья и питание, транспортные расходы командированного сотрудника;
- Выдаётся справка о том, что транспорт служебный: так будет проще оформить авансовый отчёт;
- Сроки фактического нахождения в командировке подтверждаются служебной запиской. В ней принимающая сторона отмечает даты прибытия и отъезда.
На смену командировочному удостоверению приходят служебные записки: выдаются они по необходимости, оформление – свободная форма.
Какие документы предоставляются приехавшим из командировки водителем в бухгалтерию:
- Копия техпаспорта авто и оригинал данного документа;
- Путевой лист с отметками о дате прибытия и выезда к основному месту работы.
Помимо общепринятых командировочных расходов, руководитель компании возмещает амортизацию автомобиля и дополнительные расходы во время поездки в случае, если работник отправился в командировку на личном легковом транспорте.
Важный момент: график вождения на грузовиках и автобусах контролируется с помощью тахографа. В путевом листе отмечается время движения и отдыха для легковых автомобилей. Он выписывается на весь срок служебной командировки либо на дорогу туда и обратно, когда нужно доставить сотрудника к месту работы.
Подтверждение расходов на транспорт
Подтверждением факта использования легкового автомобиля в служебных целях считаются следующие документы:
- Путевые листы: обязательный сопроводительный документ во время служебной поездки. При их отсутствии водителю грозит штраф со стороны инспекции ГИБДД. Также путевой лист запрашивается трудовой инспекцией для контроля режима работы и отдыха;
- Маршрутные листы: используются в случае, когда документ предусмотрен в качестве учётного. Маршрутный лист считается доказательством того, что автомобиль применяется для служебных целей, а не для личных нужд. Также этот документ подтверждает фактические сроки пребывания в деловой поездке, по изложенным данным начисляются суточные;
- Чеки на топливо: в отдельных компаниях выдаются карты для АЗС в корпоративном формате. В таком случае чеки не прикладываются к авансовому отчёту. Компании проще контролировать расходы водителя на топливо с помощью платёжных документов, воспользовавшись личным кабинетом.
Квитанции из автосервиса подтвердят расход на техническое обслуживание и ремонт во время пути.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Если у вашей компании намечается деловая поездка, «АэроТур» с радостью поможет Вам с организацией, чтобы она прошла успешно! Обращайтесь по электронной почте info@aerob2b.ru или же по номеру телефона +7 (812) 604-00-10. Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов!