Каршеринг в командировке

Фотография автора
Нет времени читать?

Введение

В этой статье речь пойдет о преимуществах каршеринга перед использованием служебного или личного автомобиля. Мы рассмотрим законодательные акты и положения, касающиеся использования арендованного автотранспорта во время командировки. Подробно остановимся на том, как командированный может подтвердить затраты на каршеринг, а бухгалтерия – учесть их.


Особенности и достоинства каршеринга

Каршеринг

Каршеринг – разновидность краткосрочной аренды авто, при которой клиент берет машину в пользование у профильной компании. Стоимость услуги зависит от множества факторов. Главные из них – модель автотранспортного средства, пробег, длительность поездки, время суток. Существуют фиксированные тарифы. Сервис довольно распространен в большинстве стран, в том числе, в России. Он популярен как у местных жителей, так и среди туристов.

Стать клиентом сервиса каршеринга несложно. Для этого скачивается специальное мобильное приложение. После прохождения регистрации пользователи загружают фотографии личных документов (это – паспорта, водительские удостоверения), вводят информацию по банковским картам. Затем водитель ставит определенный знак в поле, принимая условия использования, обозначенные в тексте договора-оферты. После рассмотрения и проверки выложенной информации, клиенту придет подтверждение заявки.

Услуга каршеринга для людей, имеющих водительские права, является материально более дешевой, чем поездки на такси, использование личных транспортных средств или арендованных в обычных пунктах проката. Чаше всего в тарифные сетки сразу включаются расходы на бензин, мойку, страхование, техническое обслуживание. 

Многие компании просчитывают возможности использования каршеринга в служебных поездках. Корпоративные постоянные клиенты на некоторых сервисах могут воспользоваться особо выгодными предложениями. Нам следует остановиться на единоразовом пользовании каршерингом.

Достоинства каршеринга в сравнении с использованием служебных и личных авто:

  • Меньшее количество сопутствующей документации (нет необходимости в путевых листах, заключении договоров аренды личного автомобиля, сборе чеков с заправочных станций и СТО);
  • Экономия на оплате парковки, так как для каршеринговых транспортных средств она чаще всего бесплатная на городских стоянках;
  • Отсутствие расходов на топливо (если недоступна машина с полным баком, возможна бесплатная заправка по топливной карточке компании, предоставляющей услугу, либо возвращение затраченных средств по предъявлению чека с заправки);
  • Экономия времени и средств на техобслуживании и мойке транспортного средства (главное – перед арендой авто сделать фото всех имеющихся повреждений).


Законодательство о каршеринге

Трудовым кодексом РФ и Положение о командировках для работодателей законодательно закреплена обязательная оплата сотрудникам проезда к местам командировки и возмещение других затрат, проводимых с ведома администрации. В документах не указан вид транспорта, поэтому командированный может выбирать удобные для него способы передвижения.

В письме управления московской федеральной налоговой службы недвусмысленно указывается, что затраты на услуги каршеринговых компаний учитываются в качестве командировочных. Согласно законодательству, в список компенсационных выплат входят и поездки, связанные с выполнением рабочих обязанностей. Соответственно п.3 ст. 217 Кодекса, с таких выплат не взимается ставка НДФЛ. По закону работодатель имеет право организовать и оплатить аренду транспортного средства или передвижение на такси сотрудникам, находящихся в командировке. Проезд может осуществляться к месту назначения, также в обратном направлении, до вокзалов или аэропортов в местах отправления, назначения, пересадки.

Постановлением ФАС также подтверждается возможность руководителя компании арендовать автотранспортное средство и определяется правомерность затрат на пользование данным сервисом. В каждой ситуации основной ход – подтверждение оправданности затрат и наличие соответствующих, оформленных с соблюдением всех условий, документов.


Документы-подтверждения использования каршеринговых услуг

В том же Письме московских налоговиков поясняется, что командированные работники должны составлять авансовые отчеты. К данным документам необходимо обязательно прикреплять правильно оформленные, оправдывающие использование услуги, документы. Они подтверждают наличие договора каршеринга, сумму расходов, факты того, что машина использовалась непосредственно для служебных целей. 

Что же именно должно быть в числе этих документов?

1. Договор об аренде автотранспортного средства

При регистрации в мобильном каршеринговом приложении клиент обязан принять условия оферты – подтверждение заключения договора с фирмой, предоставляющей услугу. В документе не прописывается информация о клиенте. Договор хранится на веб-сайте фирмы. Его несложно скачать, воспользовавшись входом в личным кабинет в используемом приложении. Подтверждающим документом станет распечатанный договор и скриншот профиля командированного, сделанный из приложения. В положении по ведению бухучета в РФ указано, что договоры аренды транспортных средств, заключенные в другой стране, обязательно должен быть переведены на русский язык.

2. Информация о маршрутах передвижения

Компании, оказывающие услугу каршеринга, по окончанию поездки высылают клиенту чек на электронный почтовый ящик. Он также сохраняется в приложении, в архивной информации личного кабинета. Его скачивают и предоставляют, заполняя и сдавая авансовый отчет.

3. Чек, подтверждающий оплату аренды

Подтверждающим документом станет маршрут передвижения арендованного авто. В разделах или истории поездок хранятся все нужные данные:

  • Начальное и конечное время поездок;
  • Адреса, где начинались и заканчивались маршруты;
  • Стоимость услуги.

К отчетам необходимо прикрепить распечатанные скриншоты с этой информацией.

4. Служебная записка

В содержании документа указываются цели, маршруты, стоимость поездок. Командированный письменно обосновывает целесообразность затрат на каршеринг. Это может быть объяснение причин невозможности поездки общественным транспортом или такси. В сервисах каршеринга оплата услуги проводится с карты физического лица, значит, сотрудник расплачивается за поездку собственными средствами. Записка отдается на подпись руководителю, а затем – бухгалтерам. Таким образом, записка выступает в качестве основания для возмещения сотруднику расходов работодателем.

5. Авансовый отчет

В п. 26 Положения о командировках указано, что, по возвращению из командировки сотрудники сдают авансовые отчеты. В них указываются все затраты, прикладывается документальное подтверждение затраченных сумм (чеки). В таблицу на обратной стороне листа с отчетом сотрудник записывает названия документов, подтверждающих пользование услугой каршеринга, сумма затраченных средств. Заполненные отчетные бланки сдаются бухгалтерам.


Учет каршеринговых затрат

По положениям Ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ не взимается с сумм, компенсирующих командированным целевые затраты на перемещение в места командировок и в направлениях обратно, на вокзалы либо аэропорты. Исходя из Положения по бухучету, затраченные средства квалифицируются, как «расходы по обычным типам деятельности».

Способы компенсации каршеринговых расходов командированного:

  • Начисление денег на банковскую карту работника перед отправлением в командировку, с последующим отчетом о затратах по его возвращению;
  • Возмещение личных средств командированного, израсходованных на услуги по каршерингу, после сдачи сотрудником авансового отчета.

Каршеринг в командировке

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.