Каршеринг в командировке

В этой статье речь пойдет о преимуществах каршеринга перед использованием служебного или личного автомобиля. Мы рассмотрим законодательные акты и положения, касающиеся использования арендованного автотранспорта во время командировки. Подробно остановимся на том, как командированный может подтвердить затраты на каршеринг, а бухгалтерия – учесть их.

Особенности и достоинства каршеринга

Каршеринг – разновидность краткосрочной аренды авто, при которой клиент берёт машину в пользование у профильной компании. Стоимость услуги зависит от множества факторов. Главные из них – модель автотранспортного средства, пробег, длительность поездки, время суток. Существуют фиксированные тарифы. Сервис довольно распространен в большинстве стран, в том числе, в России. Он популярен как у местных жителей, так и среди туристов.

Стать клиентом сервиса каршеринга несложно. Для этого скачивается специальное мобильное приложение. После прохождения регистрации пользователи загружают фотографии личных документов (это – паспорта, водительские удостоверения), вводят информацию по банковским картам. Затем водитель ставит определенный знак в поле, принимая условия использования, обозначенные в тексте договора-оферты. После рассмотрения и проверки выложенной информации, клиенту придёт подтверждение заявки.

Услуга каршеринга для людей, имеющих водительские права, является материально более дешевой, чем поездки на такси, использование личных транспортных средств или арендованных в обычных пунктах проката. Чаше всего в тарифные сетки сразу включаются расходы на бензин, мойку, страхование, техническое обслуживание. 

Многие компании просчитывают возможности использования каршеринга в служебных поездках. Корпоративные постоянные клиенты на некоторых сервисах могут воспользоваться особо выгодными предложениями. Нам следует остановиться на единоразовом пользовании каршерингом.

Законодательство о каршеринге

Трудовым кодексом РФ и Положение о командировках для работодателей законодательно закреплена обязательная оплата сотрудникам проезда к местам командировки и возмещение других затрат, проводимых с ведома администрации. В документах не указан вид транспорта, поэтому командированный может выбирать удобные для него способы передвижения.

В письме управления московской федеральной налоговой службы недвусмысленно указывается, что затраты на услуги каршеринговых компаний учитываются в качестве командировочных. Согласно законодательству, в список компенсационных выплат входят и поездки, связанные с выполнением рабочих обязанностей. Соответственно п.3 ст. 217 Кодекса, с таких выплат не взимается ставка НДФЛ. По закону работодатель имеет право организовать и оплатить аренду транспортного средства или передвижение на такси сотрудникам, находящихся в командировке. Проезд может осуществляться к месту назначения, также в обратном направлении, до вокзалов или аэропортов в местах отправления, назначения, пересадки.

Постановлением ФАС также подтверждается возможность руководителя компании арендовать автотранспортное средство и определяется правомерность затрат на пользование данным сервисом. В каждой ситуации основной ход – подтверждение оправданности затрат и наличие соответствующих, оформленных с соблюдением всех условий, документов.

Документы-подтверждения использования каршеринговых услуг

В том же Письме московских налоговиков поясняется, что командированные работники должны составлять авансовые отчёты. К данным документам необходимо обязательно прикреплять правильно оформленные, оправдывающие использование услуги, документы. Они подтверждают наличие договора каршеринга, сумму расходов, факты того, что машина использовалась непосредственно для служебных целей. 

Что же именно должно быть в числе этих документов?

1. Договор об аренде автотранспортного средства

При регистрации в мобильном каршеринговом приложении клиент обязан принять условия оферты – подтверждение заключения договора с фирмой, предоставляющей услугу. В документе не прописывается информация о клиенте. Договор хранится на веб-сайте фирмы. Его несложно скачать, воспользовавшись входом в личным кабинет в используемом приложении. Подтверждающим документом станет распечатанный договор и скриншот профиля командированного, сделанный из приложения. В положении по ведению бухучёта в РФ указано, что договоры аренды транспортных средств, заключенные в другой стране, обязательно должен быть переведены на русский язык.

2. Информация о маршрутах передвижения

Компании, оказывающие услугу каршеринга, по окончанию поездки высылают клиенту чек на электронный почтовый ящик. Он также сохраняется в приложении, в архивной информации личного кабинета. Его скачивают и предоставляют, заполняя и сдавая авансовый отчёт.

3. Чек, подтверждающий оплату аренды

К отчётам необходимо прикрепить распечатанные скриншоты с этой информацией.

4. Служебная записка

В содержании документа указываются цели, маршруты, стоимость поездок. Командированный письменно обосновывает целесообразность затрат на каршеринг. Это может быть объяснение причин невозможности поездки общественным транспортом или такси. В сервисах каршеринга оплата услуги проводится с карты физического лица, значит, сотрудник расплачивается за поездку собственными средствами. Записка отдается на подпись руководителю, а затем – бухгалтерам. Таким образом, записка выступает в качестве основания для возмещения сотруднику расходов работодателем.

5. Авансовый отчёт

В п. 26 Положения о командировках указано, что, по возвращению из командировки, сотрудники сдают авансовые отчёты. В них указываются все затраты, прикладывается документальное подтверждение затраченных сумм (чеки). В таблицу на обратной стороне листа с отчётом сотрудник записывает названия документов, подтверждающих пользование услугой каршеринга, сумма затраченных средств. Заполненные отчётные бланки сдаются бухгалтерам.

Учёт каршеринговых затрат

По положениям Ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ не взимается с сумм, компенсирующих командированным целевые затраты на перемещение в места командировок и в направлениях обратно, на вокзалы либо аэропорты. Исходя из Положения по бухучёту, затраченные средства квалифицируются, как «расходы по обычным типам деятельности».