Новые правила командировок с сентября 2025 года

Уважаемые коллеги!

Закончилось лето, и наступило время перемен. В том числе и в подходе к организации служебных командировок.

Согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 с сентября 2025 года вступили в силу новые правила.

Изменения требуют Вашего внимания, так как смещают акцент с привычных документов на корректное внутреннее оформление и строгое документальное подтверждение всех расходов.

Ключевое изменение в оформлении

Если раньше порядок поездки определялся командировочным удостоверением и служебным заданием, то теперь единственным обязательным документом является приказ работодателя о направлении в командировку.

Отсутствие оформленного приказа делает командировку недействительной с точки зрения трудового и налогового законодательства.

Определение сроков командировки

Сроки пребывания в командировке теперь устанавливаются исключительно на основании проездных документов (билетов, посадочных талонов).

При использовании личного или служебного автомобиля период поездки подтверждается служебной запиской с согласованием руководителя, путевым листом и документами об оплате топлива.

Это повышает важность сохранения абсолютно всех проездных документов.

Особенности для дистанционных работников

Чётко определено, что поездка удалённого сотрудника в офис или иную локацию признаётся командировкой, если это место не указано в его трудовом договоре в качестве постоянного места работы.

Во избежание споров рекомендуется провести аудит трудовых договоров с дистанционными сотрудниками и чётко прописать их постоянное рабочее место.

Работа с исполнителями по договорам ГПХ

Ранее возможность компенсировать расходы на поездки таким исполнителям не была законодательно урегулирована. Теперь это допускается, но только при прямом указании в договоре.

При этом критически важно избегать в договорах терминов «командировка», «суточные» и «приказ о направлении». Следует использовать формулировки о возмещении документально подтверждённых расходов, связанных с выполнением работ по договору.

Некорректные формулировки могут привести к переквалификации отношений в трудовые.

Финансовые аспекты и документооборот

Что касается суточных, для целей налога на прибыль организация вправе самостоятельно установить их размер во внутреннем положении.

При однодневных поездках суточные не выплачиваются. Однако компания может предусмотреть во внутренних документах компенсацию иных расходов (например, на питание), установив их размер и порядок подтверждения.

Подтверждать все расходы (на проезд, проживание) необходимо строгой отчётностью: билетами, чеками, посадочными талонами, счетами из гостиниц.

Рекомендуемые действия для подготовки

Для адаптации к новым требованиям рекомендуется, прежде всего, разработать и утвердить обновлённое «Положение о командировках», где будут прописаны все новые процедуры.

Также необходимо провести аудит и, при необходимости, актуализировать трудовые договоры с удалёнными сотрудниками и договоры ГПХ.

Важно обновить шаблоны всех связанных документов (приказов, служебных записок) и проинструктировать сотрудников о новых правилах.

Несоблюдение влечёт за собой налоговые риски (доначисление налогов и взносов), трудовые споры с сотрудниками и административную ответственность.

Сотрудники «АэроТура» внимательно следят за всеми нововведениями, которые непременно будут полезны Вам в работе. Оставайтесь на связи!