TRAVEL-поддержка сотрудников и руководителей
Travel поддержка – это одна из основных обязанностей личного секретаря руководителя. Функция также может быть возложена на любого сотрудника или отдел. Во втором случае за финансовую часть отвечает работник бухгалтерии. За транспорт, бронирование отелей и организацию встреч, как правило, – секретарь руководителя.
Тревел-менеджеры: кто такие?
Чаще всего крупные организации обращаются для тревел поддержки в специализированные агентства. Сотрудники этих компаний называются тревел-менеджерами. С их помощью работники организации не нагружаются не характерными для них обязанностями. Заботы по тревел поддержке сотрудников менеджер берёт на себя. Под его контролем находится всё: от составления списка командируемых до проверки отчётности после поездки.
В обязанности тревел-менеджера входят:
-
Разработка программы командировки. Определяются даты деловой поездки, направление, транспорт для передвижения;
-
Support по размещению в отелях по прибытии, бронирование билетов, бизнес-залов, страхование, трансфер;
-
Контроль за предоставление сотрудником документов для отчёта трат в поездке в финансовый отдел;
-
Разработка бюджета. Ориентировочно понимается объём средств, которые необходимо заложить в путешествие. Или, наоборот, менеджеру указывается бюджет, а он, в свою очередь, планирует все траты в командировке, исходя из указанной суммы.
Кроме этого, в ведении менеджера – подготовка служебной записки и оформление приказа о командировке. Основным приоритетом в работе travel support руководителя является сбережение времени. Именно поэтому требуется чёткий план служебной командировки и контроль выполнения на всех этапах.
ИТ-решение организации поездки
Сегодня очень развиты онлайн платформы, где можно сразу оформить все необходимое для тревел поддержки поездки. Это требует меньше затрат по времени и финансам. Многие процессы автоматизированы, тогда как в тревел агентстве необходимо взаимодействие нескольких человек. Для регистрации достаточно указать требования support политики фирмы, внести данные в программу.
Помимо этого, на travel сервисах предусмотрена система накопления бонусов, которые также помогают экономить. Их можно списать, совершая оплату за билеты.
На рынке несколько подобных сервисов и постоянно появляются новые. Одной из самых востребованных является сайт АэроТур Бизнес. Это современный сервис онлайн бронирования авиа-, железнодорожных билетов и гостиниц. В онлайн формате клиентская служба ответит на любой возникающий вопрос. Предусмотрена телефонная горячая линия поддержки. Есть услуга «обратного звонка» от менеджера компании.
Внедрение информационного и организационного обеспечения деловой поездки происходит в организациях повсеместно. Благодаря современным программам уже не требуется помощь агентств. Это помогает существенно экономить затраты фирмы и контролировать расходы сотрудников в рабочих поездках.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.