Организация командировок секретарем

Работа секретаря напрямую связана с составлением графика руководителя, подготовкой его деловых встреч и поездок. Перед документальным оформлением командировки необходимо её проработать, собрать нужную информацию о дороге, составить речь и доклады, полностью организовать выезд.

При планировании своей работы секретарь исходит из приоритетных задач начальника.

Программа поездки

Организация командировок секретарем включает прорабатывание программы поездки, определение круга лиц, с которыми планируются деловые встречи, их место и время, иные мероприятия. Программа составляется в нескольких экземплярах. Один из них остаётся у секретаря. Предварительная программа готовится совместно с руководителем. При необходимости вносятся коррективы в организацию командировки.

Определяется также круг лиц, с которыми нужно согласовать и подтвердить встречи.

Документы для поездки

Организация командировки для начальника идентична командированию сотрудника. Оформление поездки начинается с составления и печати служебного задания формы № Т – 10 а. В дальнейшем на его основе готовится отчёт о проделанной работе в командировке. Задание утверждается руководителем или уполномоченным лицом компании.

На основе данного документа в кадровом отделе издаётся приказ о направлении в командировку руководителя и подписывается. Он оформляется по форме № Т-9 и является обязательным для организации поездки. После подписания сторонами документ регистрируется в журнале учёта приказов.

На основании локального правового акта секретарём пишется заявление на выдачу командировочных расходов и суточных. Размер суточных для руководителя может быть отличным от обычных работников. В Положении о командировках, принятом на предприятии, как правило, прописываются суммы на подобные расходы. При организации секретарю необходимо учитывать размеры денег, заложенные на этот вид расходной статьи.

Если во внутреннем документе учреждения прописано составление служебного удостоверения, то по прибытии и убытии из гостиницы в нём проставляется соответствующая отметка.

На время своего отсутствия руководитель даёт чёткие указания секретарю для тех или иных ситуаций. Если его обязанности возлагаются на другое лицо, необходимо закрепить это в приказе о назначении в качестве временного замещающего в период командировки.

При организации командировки за рубеж в обязанности секретаря входит и оформление визы в страну пребывания, если она требуется. Для этого собирается пакет документов, который нужен для визы. При возникновении трудностей секретарь связывается с посольством.

Бронирование

Забронировать гостиницу можно на сайте отеля или на специальном интернет ресурсе. Введите все необходимые параметры, и система сама подберёт наилучший вариант. К примеру, если требуется переговорная, парковка или иные дополнительные сервисы, то будут представлены на выбор гостиницы с таким сервисом. После подбора варианта останется только оплатить проживание.

Разработка маршрута и выбор транспорта также лежат на плечах секретаря. После согласования с директором организуется бронь напрямую у перевозчика или через сайт-агрегатор.

Если принимающая сторона не предоставляет трансфер для встреч, секретарю стоит проработать данный вопрос заранее. Для этих целей арендуется транспорт (при необходимости с водителем) или используется такси.

Секретарь организует бронь гостиницы также посредством письма на официальном бланке предприятия. После его отправки необходимо получить подтверждение. Направление письма о бронировании возможно через электронную почту или посредством факса.

Если в гостинице заказываются дополнительные сервисы, это также прописывается.

Перед непосредственным отъездом секретарь ещё раз всё перепроверяет, уточняет актуальность брони на проживание, информацию об отъезде и питании.

Если требуется от секретаря сопроводить руководителя в аэропорт или вокзал, то это заранее обговаривается.

Обязанности секретаря после возвращения руководителя

Функции секретаря по организации командировки не заканчиваются после её начала. В обязанности должностного лица входит составление авансового отчёта в течение 3 дней после возвращения директора. К нему нужно приложить все чеки и квитанции, иные документы, подтверждающие расходы, если они были. После этого отчёт подписывается и направляется в бухгалтерию для проверки и оплаты.

Секретарь также составляет отчёт о проделанной работе руководителя в командировке.

Качество поездки напрямую зависит от должной организации секретарем. Когда проработаны все моменты, руководитель не отвлекается на мелочи и всё время посвящает решению вопросов фирмы.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.