Аренда жилья у физического лица в командировке

Поездка по рабочей необходимости предполагает определённые статьи издержек. Это оплата билетов на поезд или самолёт, аренда жилья в населённом пункте по месту прибытия.

Предварительно рассчитывается сумма авансовых выплат. Согласно российскому законодательству, сотрудник не может отправиться в дорогу, не получив деньги на траты в служебной поездке. Основные вопросы по издержкам обсуждаются с работодателем, в том числе, возможность аренды жилья у физического лица в командировке.

Имеет ли право сотрудник проживать в квартире во время служебной поездки и как оформить договорные отношения с хозяином жилья, расскажем далее.

Можно ли снять квартиру на время командировки у частного лица?

Как сказано выше, такие вопросы утверждаются работодателем. Большинство командированных работников проживают в местных гостиницах. Это удобно: не нужно тратиться на уборку, администрация отеля оформляет документы для отчёта в бухгалтерии и получении компенсации.

Но случаются и накладки: в гостинице нет свободных мест, либо остались только слишком дорогие номера. По стоимости найм жилья в командировке у физического лица не превышает аналогичную услугу. Если руководитель организации не возражает, издаётся внутренний документ, в котором указана допустимая сумма расходов на жилье с возможностью аренды квартиры частным образом.

Такой вариант проживания подойдёт сотрудникам, отправившимся в продолжительную командировку. Появляется возможность экономии на столовых и ресторанах, пользуясь кухней в квартире. Квартиру можно снять рядом с местом работы и ходить пешком – дополнительный плюс, сокращение расходов на городской транспорт.

Как правило, руководство компании не возражает против аренды частных квадратных метров в командировке. Но для отчёта придётся представить справку на услуги найма жилплощади.

Как оформить договор найма жилья в командировке и получить компенсацию за потраченные денежные средства компании, расскажем подробнее.

Авансовый отчёт сотрудника

В Положении о служебных командировках говорится (п.26), что в обязанности сотрудника, вернувшегося из служебной поездки, входит оформление авансового отчёта. В документе указаны все издержки, понесённые во время отсутствия по служебным делам, с приложенными отчётными чеками.

Согласно законодательству, командированному работнику не вменяется проживать конкретно в гостиничном номере. Он также может снять квартиру у физического лица, если внутренний документ не предполагает таких ограничений.

Важный момент: работник (арендатор) должен оформить письменный договор с хозяином квартиры. Типового образца не существует, документ оформляется в произвольной форме.

Обе стороны подписывают договорные обязательства, подтверждающие факт найма жилплощади у частного лица.

Как лучше оплачивать арендованное жилье?

Для возврата денежных средств нужно предоставить сотрудникам бухгалтерии договор и расписки, подтверждающие факт оплаты. Как показывает практика, лучше платить наличной суммой. Собственник жилья принимает оплату под расписку.

Такие документы не вызовут вопросов у сотрудников бухгалтерии. Также эти расходные документы принимаются налоговой.

Расписка также подписывается обеими сторонами с указанием даты составления документа.

По итогу, в бухгалтерию предоставляются приказ директора о командировании сотрудника, письменный договор о найме жилья, расписки о получении денег от владельца квартиры. НДФЛ не высчитывается, если стоимость аренды не превышает 700 рублей.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.