Проживание в командировке без подтверждающих документов

Любая организация может направить сотрудника в служебную командировку в другой, отличный от места постоянной работы, населённый пункт.

Порядок оформления работника в поездку регламентируются нормами ТК РФ. Кадровой службе также нужно учитывать Положение о служебных командировках № 749.

При направлении сотрудника в поездку ему гарантированы сохранение рабочего места на время его отсутствия, средней заработной платы, а также его нельзя уволить. Работодатель должен компенсировать работнику все расходы, возникающие в пути.

Вернувшись из командировки, работник должен составить авансовый отчёт с приложением к нему документов, подтверждающих расходы. Для этого предусмотрен срок не более 3 рабочих дней. Составленная документация представляется в финансовый и кадровый отдел предприятия.

Компенсация расходов при утере финансовых документов

В поездке документы, подтверждающие расходы на проживание, могут быть утрачены. Для таких случаев предусмотрен особый порядок. Важно: проживание в командировке без подтверждающих документов оплачивается в любом случае. Размер суммы для возмещения работодатель установит сам исходя из средней стоимости аренды жилья в том или ином регионе.

Таким образом будут компенсированы расходы на проживание в командировке без документов. Данные нормы закреплены в ч. 4 ст. 168 ТК РФ.

Вплоть до 2003 года сумма компенсации проживания в командировке без подтверждающих документов производилась из расчета 12 рублей за день. Это устанавливалось приказом Министерства финансов России от 6 июля 2001 года № 49н. 

Согласно постановлению Правительства № 729 «О размерах возмещения расходов» от октября 2002 года данный размер компенсации был отменен.

Если документация утеряна, размер возмещения регламентируется Инструкцией № 62. Прописанные в ней суммы ничтожны, поэтому не берутся в расчёт.

Оплата проживания в гостинице

Командировочный в рабочей поездке вправе снимать номер в отеле или арендовать жилье. В гостинице обязательно будут выданы бланки строгой отчётности и иные документы, подтверждающие факт и суммы оплаты, прописаны даты нахождения.

Для проживания в отеле арендуется номер, заключается договор на оказание гостиничных услуг. В нём должна содержаться вся информация согласно пункту 20 Правил предоставления сервиса гостиницами, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.

При утере расходных документов можно запросить их дубликаты или справку, подтверждающие проживание. В них обязательно прописываются все услуги, которые были предоставлены.

Аренда частного жилья

Арендовать помещение в качестве временного жилья в командировке можно у частного лица. При этом поиски квартиры или дома можно осуществлять самостоятельно или прибегнуть к помощи риелторского агентства. Если сотрудник обращается к сторонней организации, то к авансовому отчёту следует прилагать и договор об оказании услуг с чеками об оплате.

Перед подписанием соглашения о найме жилья необходимо внимательно осмотреть, зафиксировать в присутствии арендодателя все недочёты. Нужно проверить сдающего квартиру: является ли именно он владельцем жилья, чтобы в дальнейшем не возникло проблем. Не лишним будет затребовать справку из ЖЭКа о зарегистрированных лицах.

Оформление фиктивных счётов, умышленное завышение стоимости аренды в заключенном договоре считается мошенничеством и регламентируется наказание по статье 159 УК РФ.

Аренда жилья организацией

Бывают ситуации, когда по служебной необходимости сотрудники организации постоянно направляются в одно и то же место. В таком случае фирма на постоянной основе может снимать один и тот же дом или квартиру. Оплата происходит напрямую самим работодателем. В этом случае выплата работнику за проживание не предусмотрена.

Договор аренды рекомендуется оплачивать наличными и обязательно взять расписку о получении денег в качестве подтверждающих оплату документов.

Чтобы при возвращении не возникало проблем с компенсацией расходов, необходимо заранее уточнить, какие документы нужно будет предоставить в бухгалтерию. Это избавит работника и работодателя от лишних проблем и недоразумений.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.