Подготовка к мероприятию без головной боли!

Летний сезон — это пик корпоративных праздников, выездных мероприятий и важных бизнес-презентаций. Идеальное время для ярких впечатлений и укрепления командного духа!

Успех любого события часто зависит от грамотной подготовки и умения предвидеть подводные камни. Организация мероприятия, особенно с привлечением множества разных подрядчиков, — это настоящий челлендж.

Делимся не просто советами, а реальным опытом «АэроТур.Business», набитым шишками, с которыми мы сталкивались. Учитесь на наших ошибках!

Место проведения

— Начинайте поиск и бронирование площадки заблаговременно. Летом спрос огромен, и лучшие локации разлетаются как горячие пирожки.

Как-то раз клиент обратился к нам буквально за месяц до важной презентации. Все топовые площадки в городе были заняты именно на их дату. Пришлось в экстренном режиме искать альтернативу, что сузило выбор и добавило стресса.

Теперь мы настоятельно рекомендуем (и сами практикуем) бронировать площадки минимум за 3-4 месяца до события, особенно на популярные летние даты. Мы ведём базу проверенных локаций и знаем, где могут быть «окна».

Важно: тщательно уточняйте вместимость именно под ваш формат! Для фуршета или вечеринки нужно больше места, чем для рассадки в зале. Люди не любят тесные помещение, им нравится простор. Предусмотрите место для активностей, например, танцев и конкурсов.

Техника для мероприятия

— Обязательно свяжитесь с техником площадки до подписания договора. Уточните точные модели и состояние аудио/видеооборудования. Решите, подходит ли оно или нужно арендовать дополнительно.

Когда-то мы полностью доверились описанию техники в контракте. В итоге в день проведения встречи экран оказался старым, с тусклым изображением, абсолютно нечитаемым при дневном свете во время презентации. Риск провала возрос многократно! Мы в срочном порядке подключили партнёров и привезли мощный экран с профессиональными микрофонами.

С тех пор обязательно лично тестируем ключевое оборудование до мероприятия или заранее планируем аренду у проверенных поставщиков. Не экономьте на качестве изображения и звука!

Еда, напитки и обслуживание

— Если площадка не предоставляет питание, ищите надёжного кейтерингового партнёра. Обязательно посетите локацию вместе с ним! Обсудите на месте: расстановку мебели, точки раздачи, наличие воды/электричества, нужна ли дополнительная посуда/техника.

На одном из выездных тимбилдингов мы столкнулись с неприятным сюрпризом. Площадка предоставляла лишь «базовый» набор посуды (тарелки, стаканы), а для задуманного фуршета с изысканными блюдами требовались специфические сервировочные элементы. Кейтеринг запросил за них очень существенную доплату в последний момент.

Теперь совместный выезд с кейтерингом на площадку — непреложное правило. Мы детально прописываем в договоре весь необходимый инвентарь, включая сервировку, ледогенераторы, кофе-машины и т.д., чтобы не было скрытых затрат.

Для мероприятий со спиртным закупайте напитки оптом у проверенных поставщиков – это гарантирует качество и лучшую цену, избегая «накруток» на площадке.

Чётко договоритесь, кто предоставляет официантов (площадка или кейтеринг) и сколько их нужно (оптимум 1 официант на 10 гостей). Фиксируйте это в договоре, иначе доплата за персонал может стать неприятным сюрпризом.

Ход мероприятия

— Ведущий — важное звено вашего праздника.

Не оставляйте поиск ведущего на потом. Это ключевая фигура! Определитесь с форматом: энергичный шоумен для корпоратива или сдержанный профессионал для деловой презентации?

Требуйте видео с предыдущих работ и рекомендации. Цена — не всегда показатель таланта.

Мы тщательно подбираем ведущих из своей базы проверенных профессионалов, точно под задачи клиента. Мы знаем, кто как работает «в поле».

Транспорт для встречи

— Для выездных мероприятий продумайте трансфер. Организованный переезд — это комфорт для гостей и гарантия, что все приедут вовремя.

В начале нашего пути мы заказали идеальный большой автобус для гостей, но поставили точку сбора во дворе, куда он физически не мог заехать и развернуться! Паника в последний момент.

Теперь мы обязательно лично проверяем точки посадки/высадки на проходимость транспорта, наличие парковки и удобных подъездных путей. Логистика просчитывается до мелочей.

Описанные сложности — лишь малая часть того, с чем можно столкнуться. Непредвиденные мелочи имеют привычку всплывать в самый ответственный момент. Сами по себе они могут быть не катастрофичны, но способны подпортить впечатление и отвлечь вас от главного — общения с гостями и коллегами.

Не усложняйте себе жизнь! Доверьте организацию вашего летнего события профессионалам из «АэроТур.Business».

Сфокусируйтесь на своих гостях и целях мероприятия. Организационные заботы — это наша работа!