Деловая поездка в Японию: от встреч в Токио до традиционного рёкана

В этом запросе деловая часть была понятной: группа из десяти человек планировала встретиться с японскими партнёрами и провести совместный семинар.

Но было и ещё одно важное пожелание — участники не хотели увидеть Японию только из окна трансфера по дороге между аэропортом, отелем и деловыми встречами.

Им хотелось хотя бы на несколько дней сменить ритм большого города на более спокойную и традиционную Японию — с татами, футоном и горячими источниками.

Задача клиента

Клиент обратился к нам с запросом на комплексную организацию поездки в Японию.

Для группы из десяти человек особенно важно было заранее состыковать перелёты, проживание и деловую программу.

Если каждый участник самостоятельно бронирует отдельные услуги, быстро появляются разные тарифы, неудобные рейсы и расхождения по времени. Поэтому всю поездку мы собирали как один проект.

Как выстроили маршрут

Получился маршрут с заметной сменой ритма: сначала большой город, переговоры и деловая программа, затем — спокойная атмосфера небольшого исторического региона.

Перелёт в Токио через Шанхай

Для международного перелёта подобрали рейсы китайской авиакомпании с пересадкой в Шанхае.

При выборе учитывали сразу несколько факторов: стоимость билетов для группы, продолжительность стыковки и общее время в пути. Вариант позволил сохранить приемлемый бюджет и избежать слишком долгого ожидания между рейсами.

В групповой поездке такие детали особенно заметны. Неудобная ночная пересадка или несколько лишних часов в аэропорту утомляют даже одного пассажира, а для десяти человек могут повлиять на весь график первого дня!

Поэтому маршрут оценивали не только по цене билета, но и по тому, насколько комфортно группа доберётся до Токио и сможет ли нормально включиться в программу после прилёта.

Первая часть поездки: деловой Токио

В Токио участников разместили в отеле категории 4★ в центральной части города.

Расположение выбирали так, чтобы группе было удобно добираться до мест проведения встреч и при этом не тратить свободное время на долгие переезды. Рядом находились деловые кварталы и основные городские достопримечательности.

В рабочую программу вошли семинар и общение с японскими коллегами. Одна из встреч прошла в ресторане: партнёры смогли обсудить дальнейшие планы в менее формальной обстановке и одновременно познакомить гостей с японской кухней.

На следующий день для группы организовали прогулку по садам Императорского дворца и одному из престижных районов Токио. Экскурсионную часть встроили между деловыми мероприятиями. Она не мешала основным задачам поездки и не превращала командировку в слишком плотный марафон, где участникам приходится сразу после переговоров спешить на другой конец города.

Перелёт из Токио в Мацуэ

После завершения программы в Токио группа отправилась в Мацуэ. Внутренний перелёт занял около полутора часов.

Сам переезд был коротким, но заметно менял атмосферу поездки. После Токио с его высотными зданиями, оживлёнными улицами и насыщенным расписанием участники оказались в более спокойном регионе.

Именно здесь начиналась та часть программы, ради которой клиент изначально попросил подобрать проживание «в японском стиле».

Проживание в традиционном рёкане

В Мацуэ группу разместили в рёкане — традиционной японской гостинице.

Такое проживание довольно сильно отличается от привычного европейского отеля: в номерах полы застелены татами, вместо обычной кровати используется футон, а в интерьере можно увидеть раздвижные перегородки и другие характерные детали. Гостям также предоставляют юкату — лёгкую традиционную одежду, в которой можно находиться в отеле и посещать термальную зону.

Для участников это был не короткий показательный визит и не стилизованная экскурсия. Они действительно провели несколько дней в другой обстановке и смогли познакомиться с японскими традициями через обычные бытовые детали: устройство номера, правила поведения, одежду и отдых!

Онсэн после перелётов и деловой программы

Одним из главных акцентов стали горячие термальные источники — онсэн.

После международного перелёта, смены часовых поясов и нескольких дней встреч группе было важно оставить время без запланированных мероприятий. Не ещё одна экскурсия и не очередной переезд, а возможность спокойно отдохнуть.

Поэтому посещение онсэна стало не декоративным дополнением к программе, а полноценной частью маршрута. Участники могли провести вечер в отеле, восстановиться после насыщенных дней и почувствовать ту сторону Японии, которую сложно увидеть во время стандартной командировки с проживанием только в международных сетевых гостиницах!

Оформление японских виз

Отдельной задачей стало оформление виз для всех десяти участников. Мы взяли этот процесс на себя: скоординировали подготовку документов и контролировали сроки.

При групповой поездке этот этап нельзя оставлять на последний момент. Задержка с документами даже у одного участника может повлиять на бронирования и планы всей команды!

Организованное оформление позволило связать визовый процесс с уже подобранными рейсами, датами проживания и общей программой поездки. Клиенту не пришлось самостоятельно разбираться в требованиях и отдельно контролировать документы каждого сотрудника.

Что было организовано

Основная сложность заключалась не в какой-то одной услуге. Нужно было состыковать сразу несколько элементов: международные и внутренние рейсы, две совершенно разные гостиницы, деловые мероприятия, экскурсионную программу и визы.

При этом у поездки должен был оставаться нормальный темп. Без постоянной спешки и слишком плотного расписания.

Результат

Деловая часть поездки прошла по плану: участники провели семинар и встретились с японскими партнёрами в комфортных условиях.

Все перелёты, переезды и размещение были связаны в единый маршрут, поэтому клиенту не пришлось координировать отдельных поставщиков и самостоятельно контролировать каждое бронирование.

Но результатом стали не только проведённые встречи. Группа увидела две разные Японии: динамичный Токио с его деловыми кварталами и более спокойный Мацуэ с традиционным отелем, татами и горячими источниками.

Поездка сохранила рабочую цель, но не свелась к стандартной схеме «аэропорт — отель — переговоры — аэропорт». Участники смогли познакомиться со страной и вернуться домой не только с итогами деловых встреч, но и с общими впечатлениями, которые запоминаются всей команде!

Планируете деловую или корпоративную поездку в Японию?

Организация групповой поездки в Японию требует заранее связать визы, международные и внутренние перелёты, проживание, деловую программу и перемещения между городами.

«АэроТур.Business» поможет собрать маршрут под задачи вашей компании: подобрать билеты и отели, оформить документы, организовать встречи, трансферы и культурную программу.

Подготовим программу, в которой сотрудники смогут сосредоточиться на деловых задачах, а организационные вопросы останутся на нашей стороне!