Выдача командировочных расходов из кассы

Когда работник отправляется в командировку, сотрудники бухгалтерии рассчитывают приблизительную сумму затрат по убытию и приезду на место работы. Оформляют соответствующие документы, в которых отражена сумма, выданная на командировочные расходы.

Сколько денег потребуется сотруднику на питание, проживание, транспорт и другие издержки с точностью до рубля, рассчитать невозможно. По какому принципу начисляются денежные средства сотруднику, рассмотрим в нашей статье.

Кто направляет работника в командировку?

Инициатором служебной поездки всегда является работодатель. Он же ставит рабочие задачи (согласно ст. 166 ТК РФ о служебных командировках). На организацию ложится ответственность за начисление командировочных расходов и их выдача до начала поездки. Окончательный расчет зависит от продолжительности поездки, издержек на аренду жилья, билеты на поезд или самолет до места следования.

Выдача аванса на командировочные расходы обязательна, свои денежные средства работник тратить не должен. Предварительно оцениваются расходы на билеты, начисляются суточные согласно локальному нормативному акту компании.

Заявление адресуется руководителю организации или лицу, принимающему решение на выдачу командировочных расходов из кассы. Также необходимо указать, для каких целей начислена данная сумма. Здесь же можно привести расчет по расходам.

Важный момент: если у сотрудника имеется долг по предыдущим авансовым платежам, заявление будет отклонено до погашения задолженности по предыдущей выплате.

Командировка директора: должен ли он писать заявление?

Является ли написание заявление на получение командировочных расходов от имени руководителя организации обязательным? Да, является, поскольку директор также является сотрудником компании наряду с рядовыми работниками. Только после подачи заявления руководителю будут выданы денежные средства на текущие издержки в служебной командировке.

Заявление подписывает непосредственно директор. В этом случае так и происходит: никакого нарушения закона или ошибки здесь нет. Крупным компаниям этот вопрос решать проще. Заявление пишет руководитель компании, подписывает финансовый директор, которому переданы данные полномочия. Если деньги на командировочные расходы получены по чеку без заявления, организация может получить штраф на сумму от 50000 рублей.

Как получить аванс на карту?

В отдельных случаях работники предпочитают начисление и выдачу подотчетных денег на командировочные расходы в безналичном формате на банковскую карту. Обязательно ли в этом случае написание заявления?

Заявление требуется только в случае выдачи наличных в кассе. Однако Минфин РФ разъясняет, что писать заявление придется во всех случаях, в том числе при переводе на карту. В документе обязательно указывается номер карты для денежного перевода. Важный нюанс: в заявлении имеется подтверждение, что на карту поступила конкретно подотчетная сумма, а не другой доход, с которого удерживается НДФЛ. Назначение платежа также указывается в документе.

Также прописывается порядок выдачи подотчетных средств на командировочные расходы – наличными или переводом на карту сотрудника. Способы выплат определяет руководитель компании в индивидуальном порядке.

Выдача денег на служебную поездку из кассы

После того, как заявление написано, сотрудником бухгалтерии оформляется расходно-кассовый ордер. Его также подписывает директор предприятия.

Деньги на командировочные расходы получает непосредственно командированный сотрудник, либо его доверенное лицо. Доверенность бухгалтер прикладывает к ордеру. В случае, если предполагается не одна выдача, используется копия доверенности, заверенная командированным работником. Оригинал передают на хранение кассиру. Также необходимо указать паспортные данные в расчетно-кассовом ордере.

Данные о проведенной операции заносятся в кассовую книгу. Выплаты проводятся с расчетного счета компании, либо из прибыли, полученной от продажи товаров и услуг. При переводе денег на командировочные расходы на карту в банк отправляется платежное поручение с реквизитами, указанными в составленном ранее заявлении.

Если вся выданная сумма в поездке не израсходована, сотрудник предоставляет чеки, на основании которых проводится возврат денежных средств в кассу или на расчетный счет компании. На практике случаются ситуации, когда командировка носит экстренный характер, и оформить аванс на командировочные издержки не хватает времени. По закону это является нарушением, т.к. работник расходует собственные сбережения. Но по возвращении все издержки работодатель компенсирует.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.