Командировка за свой счёт: как оформить?
Содержание:
Служебная поездка подразумевает выполнение рабочих задач компании в другом регионе, городе на территории России или за рубежом. Изучим, возможна ли командировка за свой счёт, если в силу объективных обстоятельств сотруднику не был выписан авансовый платёж. Рассмотрим также, кто рассчитывает предполагаемые траты на питание, проживание по месту командирования – сам работник, сотрудники бухгалтерии или руководитель компании.
Расскажем обо всех тонкостях оформления командировки за свой счёт в нашей статье.
Какие траты входят в категорию командировочных расходов?
Материальные расходы, касающиеся служебной поездки, берёт на себя руководитель предприятия. Чаще в его компетенцию входит и сумма расходов по месту прибытия, а также размер суточных. Как правило, учитываются непредвиденные расходы, если предполагается деловой обед и другие официальные мероприятия.
В редких случаях пребывание сотрудника в командировке оплачивается принимающей стороной. Формально отправлять специалиста в служебную поездку за свой счёт незаконно. Но некоторые организации (чаще бюджетные) практикуют такой вариант. Причины могут быть разные: работнику нужно срочно выезжать, а перечислить деньги со счёта за один-два часа невозможно. Или в кассе нет наличных денег – такое тоже случается. Иногда в командировку необходимо выехать поздно вечером, когда получить авансовый платеж невозможно.
В этой ситуации сотрудник тратит деньги, которые по окончании командировки возвращаются в виде компенсации.
Какие расходы входят в командировочные траты:
- Проездные билеты (на самолет, проезд и другие виды транспорта);
- Проживание по месту прибытия (аренда гостиничного номера, квартиры);
- Суточные;
- Расходы на проезд в командировке: счета за парковку, оплату бензина и т.д.
Отчёт по понесённым расходам оформляется по прибытии на основное место работы. Все подтверждающие документы прикладываются к отчёту, на основании указанных в них сведений бухгалтерия начисляет компенсацию. Не часто, но встречаются случаи, когда сотрудники бухгалтерии не выплачивают полную компенсацию работнику, отправившемуся в командировку за свой счёт. В этом случае следует обратиться к букве закона (Трудовому Кодексу) и решить вопрос в свою пользу.
Как оформлять командировку за свой счёт?
В случае, когда работнику не могут быть предоставлены командировочные перед служебной поездкой, есть два варианта развития событий. Либо работник отказывается ехать, либо отправляется в путь за собственный счёт.
В любом случае работодатель издаёт внутренний приказ о служебной поездке. В оформленных документах указывается цель поездки, её продолжительность, размер суточных, рабочие задачи сотрудника. Как говорилось выше, если аванс не выплачивается, работник может отказаться от командировки, либо едет по месту назначения за счёт собственных средств.
Как оформляется командировка за свой счёт в данном случае:
- Командированный сотрудник пишет заявление о предоставлении ему срочного отпуска без выплаты отпускных. Работник отправляется в служебную поездку, решает профессиональные задачи. Для работодателя такой вариант максимально выгоден: начисления суточных не требуется, пребывание в командировке не оплачивается как рабочие часы;
- Работник самостоятельно составляет заявление о том, что он берёт на себя ответственность за компенсацию расходов в служебной поездке. Важно: законность такого документа должна подтверждаться внутренним приказом руководителя. Иначе директору могут инкриминировать нарушение законных прав служащего.
Здесь важно понимать характер рабочих взаимоотношений руководителя с подчинёнными. Если не было никаких задержек с выплатой компенсаций, нареканий со стороны сотрудников бухгалтерии, можно смело отправляться в поездку за свой счёт.
Внутренние правила предприятий
Во многих организациях действуют внутренние локальные акты, регулирующие начисление средств на командировочные расходы.
Вот несколько примеров:
- Директор самостоятельно определяет суточные для каждого работника: сумма зависит от сложности рабочих задач, удалённость пункта назначения, ценовая политика в данном регионе. Здесь всё рассчитывается индивидуально;
- Работодатель самостоятельно бронирует номер в гостинице за счёт бюджета компании;
- Компенсирует сотруднику расходы на такси;
- Учитывает дополнительные представительские расходы с последующим подтверждением понесённых затрат.
Вывод: поездки сотрудников в командировку за свой счёт практикуется. В большинстве случаев, в силу объективных обстоятельств порядочный руководитель в полном объёме компенсирует понесённые расходы, однако согласно Трудовому законодательству, рекомендуется избегать подобных ситуаций.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Если у вашей компании намечается деловая поездка, «АэроТур» с радостью поможет Вам с организацией, чтобы она прошла успешно! Обращайтесь по электронной почте info@aerob2b.ru или же по номеру телефона +7 (812) 604-00-10. Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов!