Как отменить командировку в связи с коронавирусом?

Ограничения в связи с пандемией затрагивают все сферы корпоративной жизни, в том числе и командировки. Отменять деловые поездки компаниям приходится очень часто. Давайте разбираться, как правильно составлять приказ об отмене корпоративной поездки, как отображать траты на купленный билет и забронированный отель.

Можно ли считать пандемию уважительной причиной для отмены деловой поездки?

На законодательном уровне не существует никаких ограничений для отмены командировки. Работодатели сами определяют, какие причины являются достаточным основанием, чтобы отменить деловую поездку.

Неблагоприятная эпидемиологическая обстановка, отмененные рейсы и закрытые границы относятся к причинам форс-мажорам. Не столь важно, по какой именно причине была отменена деловая поездка. Главное – правильно оформить документацию. Это поможет в дальнейшем избежать недопониманий с инспекцией.

Пошаговая инструкция по отмене командировки

Чтобы правильно отменить деловую поездку, составив всю необходимую отчётность, нужно сделать всего четыре шага:

1. Составить приказ об отмене корпоративной поездки

Проще всего отменить поездку в том случае, если организаторы не зашли дальше подписания приказа о командировке и ещё не успели приобрести билеты, арендовать жилье и выплатить суточные.

В этом случае руководству достаточно издать приказ об отмене командировки. Составлять его можно в свободной форме. В приказе обязательно нужно указать причину отмены деловой поездки, ФИО командируемых сотрудников.

Работникам, которые должны были отправиться в командировку, обязательно нужно подписать выпущенный приказ.

2. Отменить бронирование

Если компания уже успела купить билеты на самолет или поезд, получить полное возмещение трат вряд ли получится. Чаще всего авиакомпании и ж/д перевозчики возвращают неполную сумму за купленный билет. Если был забронирован билет на лоукост с очень низкой ценой, он скорее всего невозвратный и все потраченные деньги сгорят.

Рассчитывать на полное возмещение стоимости можно в том случае, если работник заболел и факт болезни подтверждают соответствующие медицинские документы. Авиакомпания также должна вернуть полную цену билета, если рейс был отменен.

С отменой бронирования в отеле или гостинице также могут быть сложности. Условия возврата выплаченного аванса зависят от тарифа бронирования и политики заведения. Все электронные квитанции нужно распечатывать и сдавать в бухгалтерию вместе с отчетом о денежных расходах.

3. Заполнить авансовый отчёт

Чтобы отчитаться о тратах во время командировки, работник заполняет авансовый отчёт формы №AO-1. Если сотрудник получил аванс и уже успел истратить его часть на оплату билета и бронирование жилья, а командировка была отменена, документ всё равно нужно заполнять.

На обратной стороне отчёта нужно указать всю отчётную документацию, которую вместе с отчётом работник сдаёт в бухгалтерию. Если авиа- или ж/д билет получилось сдать, бланк возврата также необходимо приложить к пакету документов. В случае отказа в возврате, нужно сделать скриншот уведомления от авиаперевозчика или агентства, через которое был куплен билет.

Сдавать авансовый отчёт со всеми чеками, квитанциями и бланками возврата нужно в течение 3 дней после подписания приказа об отмене командировки.

4. Пересчитать денежные средства

Выполнять перерасчёт на основании авансового отчёта и приложенных документов должен бухгалтер.

Если сотрудник оплачивал авиабилеты и аренду жилья с собственной банковской карты, это обязательно должно быть указано в авансовом отчёте. Все убытки работнику возместит работодатель. А денежные средства, которые перевозчик перечислит за возвращённый билет будут удержаны из следующей зарплаты сотрудника.

Больше сложностей возникнет в том случае, если компания уже выплатила суточные. В этой ситуации работнику нужно будет возвращать деньги в кассу или же можно сделать перевод на счёт компании. Второй способ урегулирования этого вопроса – суточные можно не возвращать, а их объём работодатель просто удержит из зарплаты.

Как учитывать расходы после отмены деловой поездки?

Все деньги, потраченные на оплату командировки считаются расходами работодателя, а не доходом сотрудника. Они должны учитываться как внереализационный расход компании. Суточные к этой категории расходов не относятся, так как сотрудник ещё не успел их истратить.

Когда сотрудник оплачивает билеты и бронь отеля или гостиницы со своей карты, работодатель должен возместить потраченные деньги в полном объёме. Это правило действует даже в том случае, когда при возврате билета перевозчик удерживает сервисный сбор. Эти расходы придётся нести компании.

Если авиабилеты и бронирование номеров оплачивались с корпоративного счёта, деньги вернутся на него напрямую.

Как переносить деловую поездку на другую дату?

Если командировку провести нужно, но из-за карантинных ограничений это не получается сделать прямо сейчас, ее можно перенести на другую дату. Давайте разбираться, как это можно сделать.

На законодательном уровне процесс переноса командировки никак не регламентируется. Но следуя логике его все равно нужно задокументировать и обосновать. Для этого руководителю нужно издать служебную записку и согласовать ее с генеральным директором. Когда записка будет согласована, нужно отменить старый приказ о командировке и выпустить новый. Командируемый сотрудник обязательно должен подписать изданный приказ.

Если деловую поездку переносят всего на несколько дней, выплаченные суточные сотрудник может не возвращать. Авиабилеты лучше всего обменять. Это проще и быстрее сделать, чем возвращать билет и покупать новый. С железнодорожными билетами так не получится. Придется делать возврат и покупать новый.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.