Документы для авансового отчёта по командировке
Содержание:
После возвращения из служебной поездки работник должен предоставить документы для авансового отчёта по командировке. Авансовый отчёт – документ финансовой отчётности, предназначенный для ведения налогового и бухгалтерского учёта.
В Положении о служебных поездках организации прописываются все расходы, которые компания будет возмещать лицу, направленному в поездку. Сотрудник заранее знает, какие документы ему потребуются предоставить для оплаты расходов.
Документы, которые нужны для оформления командировки
Перед направлением сотрудника в командировку необходимо оформить следующие документы:
- Приказ о командировании за номером №. В документе указываются место назначения, дата отправки, цель поездки, а также лицо, направляемое в командировку. Если по правилам организации оформляется служебное задание, то в приказе можно не прописывать это. Приказ подписывается руководителем предприятия. Сотрудник должен ознакомиться с приказом, а также его подписать;
- Служебное задание. С 2015 года его составление не обязательно, но многие организации продолжают это делать. В нем чётко прописываются цели поездки и обязанности работника, а также окончательная дата возвращения на основное место работы;
- Командировочное удостоверение. Его составление также не регламентируется законом. Период нахождения работника в поездке, дата отправки и прибытия отслеживаются по билетам.
Перед поездкой работнику выдаётся аванс на оплату жилья, питания и других расходов. Многие организации заранее с расчётного счёта производят оплату билетов в обе стороны, а также переводят оплату размещения сотрудника. Авансовый отчёт требует подтверждения в виде чеков и бумаг строгой отчётности.
Аванс может выдаваться наличными в кассе под роспись или безналичным переводом на карту.
Что выплачивается командировочному сотруднику?
Гарантированными выплатами на период рабочей поездки являются:
- Суточные - денежные средства, предоставленные работнику на покрытие насущных расходов в рабочей поездке. Они выдаются командировочному на основание приказа. Объём суточных определяется из количества дней нахождения в командировки;
- Расходы на проживание, дорогу, если организация заранее не забронировала и не оплатила их. Это не исключает выплату суточных;
- Выплата заработной платы за каждый день командировки.
Как оформить суточные в авансовом отчёте? Их подтверждение документами не требуется. Подтверждается только сам факт нахождения сотрудника в командировке.
Если сотрудник задерживается или возвращается раньше из поездки, то сумма к выплате пересчитывается. Суточные выплачиваются за каждый день, указанный в приказе, включая выходные и праздники. Размер прописывается в приказе.
Документы для авансового отчёта
Согласно пункту 26 Положения о командировках, при возвращении сотрудник организации должен составить авансовый отчёт по всем тратам в поездке. К нему необходимо приложить документы, подтверждающие оплату жилья, расходы на проезд и иные траты, возмещаемые работодателем.
К документам по авансовому отчёту по командировке относятся:
- Бланк строгой отчётности. Сюда можно отнести авиа, железнодорожный, автобусный билет;
- Приходно-кассовый ордер. Он состоит из двух частей: основная и отрывная. Именно вторую часть работник предоставляет работодателю. На нём проставляется печать организации и сумма цифрами и прописью. ПКО заполняется по форме КО-1;
- Товарный чек. Он должен содержать порядковый номер, дату, печать организации. Обязательно прописывается сумма, а также ФИО и должность сотрудника, выдавшего чек.
При использовании в поездке личного или арендованного транспорта предоставляются чеки на ГСМ и документы, подтверждающие нахождение авто в пути.
Для подтверждения проживания в гостинице необходим договор об оказании услуг и кассовый чек или ББО, оформленный должным образом и по нужному образцу.
Как заполнить отчёт?
Но как грамотно сделать отчёт по командировке? Авансовый отчёт заполняется в единственном экземпляре в установленной форме (образцу). Далее отдаётся на согласование и проверку в финансовый отдел либо в бухгалтерию. При наличии электронных подписей его допустимо составить в электронном виде.
Формирование и хранение авансового отчёта
С 2020 года действуют правила, согласно которым организация самостоятельно определяет сроки предоставления авансового отчёта и его бланк. Они закрепляются во внутренних документах фирмы. Многие продолжают использовать для этих целей бланк АО-1. Но неизменным остаётся обязательное подписание документа бухгалтером и руководителем предприятия. Без их подписи документ не имеет силы.
Срок хранения авансового отчёта не мене 5 лет после отчётного года.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.