Авансовый отчёт по командировке за границу
Содержание:
Командировка за границу — служебная поездка за пределы РФ. В рамках такой поездки сотруднику предоставляется аванс для покрытия расходов в другой стране. Существуют определенные правила для осуществления деловых поездок, закреплённые в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. Как составлять авансовый отчёт и от чего зависит размер суточных выплат?
Расходы при командировках за границу
Авансовый отчёт позволяет правильно определить сумму, которую сотруднику необходимо выделить на расходы в другой стране.
При этом, необходимо учитывать следующие моменты:
- Контроль расходов. Сотрудник обязан следить за тем, чтобы расходы не превысили сумму аванса. По возможности, необходимо экономить средства и распределять их разумно.
- Подтверждение расходов. Все расходы, включенные в авансовый отчет, должны быть подтверждены оригинальными документами. Это могут быть квитанции об оплате, билеты, чеки из ресторанов, и другие документы.
- Валюта и курс обмена. В случае, если командировка проходит за границей, важно учесть валютные расчеты и курс обмена. Все расходы и аванс выражаются в соответствующей валюте.
- Возврат остатка. Если после завершения командировки остались неизрасходованные средства, сотрудник обязан вернуть их организации. В этом случае также составляется документ об остатке средств.
Оформление командировки за границу начинается с оформления необходимых бумаг. Один из ключевых документов — это авансовый отчёт, где фиксируется сумма, предоставляемая сотруднику, для покрытия расходов во время поездки. Длительность и сроки также определяются работодателем заранее.
Сотруднику выплачивается компенсация за следующие расходы:
- Проезд и аренда гостиницы,
- Суточные,
- Траты, согласованные с руководством.
Также дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов.
Обязательством сотрудника является предоставление авансового отчёта в бухгалтерию в течение трёх рабочих дней. К авансовому отчёту необходимо приложить документы об оплате места проживания, затратах на проезд и других расходах. Если бумаги оформлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский язык.
Расходы на проезд
В настоящее время билеты для сотрудников приобретаются в электронном виде, а оплата происходит с помощью пластиковых карт. Подтверждающим документом для налогообложения прибыли может считаться электронный билет. В случае проезда сотрудника на личном транспорте сроки нахождения в командировке прописываются в служебной записке. По необходимости дополнительно прикладываются путевые листы, счета, квитанции.
Если работник в течение командировки должен посетить несколько организаций и при этом пользуется такси или общественным транспортом, дополнительно оплачиваются затраты на проезд. Для этого сотрудник прикладывает билеты или чеки, подтверждающие его перемещения.
Оплата места проживания
Согласно п. 21 Положения расходы на оплату места проживания в заграничных командировках возмещаются в порядке и размерах, которые определяются в соответствии со ст. 168 ТК РФ. При этом, в счетах за оплату гостиниц отдельной строкой может быть прописан НДС. В данном случае, сумма налога включается в расходы для целей налогообложения.
Суточные во время загранкомандировок
Согласно правилам расчёта суточных, прописанным в ТК РФ, работнику выплачивается компенсация в размерах, установленных для служебных поездок на территории иностранных государств. Выплата для расходов на территории РФ происходит в рублях, в пределах других государств — в соответствующей валюте. Даты пересечения границ определяются по отметкам пограничных служб в паспорте.
В случае возникновения вынужденной задержки во время командировки, суточные за этот период выплачиваются по решению руководства организации при наличии документов, с помощью которых происходит подтверждение факта данной задержки.
Как оформить авансовый отчёт по служебной поездке за границу?
Основные нормы и правила для оформления авансового отчёта следующие:
- После возвращения из командировки в срок до 3 рабочих дней сотруднику необходимо заполнить и сдать авансовый отчёт.
- Все необходимые документы, квитанции, чеки и т.д. прикладываются, нумеруются и вносятся в отчёт.
- Суточные необходимо указать за все дни служебной поездки.
После чего, бухгалтерия проверяет информацию, целевое расходование средств, соответствие указанных сумм. После окончания проверки расходы, принятые к учёту, прописываются в этом же документе. После проверки и подтверждения данных руководителем, сотрудник через кассу вносит остаток аванса или получает денежные средства по перерасходу.
Оформление авансового отчёта по командировке за границу — процедура, которая помогает организовать и контролировать расходы во время поездки. Важно соблюдать все правила и требования, чтобы избежать возможных финансовых проблем и конфликтов. Правильно оформленный авансовый отчёт обеспечит комфортное пребывание сотрудника в командировке и упростит вопросы финансового учёта.
Аэротур.Business — онлайн-сервис для быстрого оформления travel-услуг
Без дополнительных платежей, полный цикл подготовки к поездке, авиабилеты, удобное управление аккаунтом, отчётные документы. Оцените простоту и удобство работы сервиса, запросив тестовый доступ. Ждём писем на адрес b2bzakaz@aerotur.aero
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.